Hoe voer ik een kascontrole uit?

In een ideaal geval wordt een kascontrole minstens op het einde van de dag uitgevoerd, maar vaak zijn er ook tussentijdse kascontroles. Vooral wanneer er met kassamedewerkers wordt gewerkt, zijn tussentijdse kascontroles nuttig om diefstal of sleepgevaar op het spoor te komen. Door kascontroles juist uit te voeren, kan je veel tijd (en geld) besparen.

Tellen van het geld in de kassa

Een kascontrole begint altijd met het tellen. Al het kasgeld wordt geteld, van het grootste biljet tot de kleine eurocenten. Zo’n telling wordt vaak ’s avonds uitgevoerd, bij het sluiten van de winkel. Een ideale manier om de telling uit te voeren is door telkens met twee de telling te doen. Een persoon telt dan het geld in de kassa en een andere persoon kijkt toe. Kleine fouten worden hierbij meteen opgemerkt en het voorkomt alvast dat een medewerker geld uit de kassa steelt en deze verdwijning niet registreert.

Vergelijken met de grootboekrekening kas

Het verkregen resultaat moet je vergelijken met het bijgewerkte kasdagboek. Daarvoor moet je eerst het kasdagboek bijwerken zodat je het saldo hebt op het moment van de controle. Het eindsaldo van de vorige controle plus de ontvangsten en min de uitgaven is het nieuwe eindsaldo. Eerst verwerk je dus alle bonnetjes en dan pas kan je vergelijken. Als je een geautomatiseerd boekhoudsysteem gebruikt, hoef je dit natuurlijk niet allemaal handmatig te doen omdat elke geboekte transactie dan al op de grootboekrekening terug te vinden is. In ieder geval kan je nu het eindsaldo vergelijken met het geld in de lade van de kas. Als alles goed is zijn de twee identiek en hoef je verder niets uit te pluizen. Als dat niet het geval is moet je uitzoeken waar de fout zit. Dat doe je maar beter meteen aangezien je weet dat de fout vandaag plaatsvond dan op het einde van het kwartaal.

Foute boekingen opsporen

Bij een fout is het niet meteen de bedoeling om alles helemaal opnieuw te tellen. Op basis van het verkregen resultaat is het mogelijk om doelgericht op zoek te gaan naar de reden achter de fout. Controleer daarom eerst of er sprake is van een boekfout. Dat wil zeggen dat je de kas dan gecrediteerd hebt in plaats van gedebiteerd of omgekeerd. Je boekte bijvoorbeeld een contante geldopname bij de bank als een storting bij die bank. Omdat we werken met kruisposten en het overzicht zo al eens verloren gaat, komen zo’n vergissingen wel vaker voor. Kenmerkend voor zo’n fouten is dat het verschil dubbel zo hoog is (in plaats van +x in kas ging er -x uit kas, wat een verschil is van 2x).

Wanneer er bijvoorbeeld 10.000 euro in kas zit, maar dit volgens de boekhouding 9.500 euro zou moeten zijn, spoor je dus in de eerste plaats naar alle transacties van 250 euro. De kans is groot dat hier iets is misgegaan.

Tik- en schrijffouten

Naast boekfouten zijn tik- en schrijffouten vaak de oorzaak van verschillen. De fout werd dan bijvoorbeeld gemaakt tijdens het noteren in het kasboek of bij het boeken van een bedrag. Bij dergelijke tik- en schrijffouten vullen we wel dezelfde cijfers in, maar noteren we ze in een andere volgorde. Zo wordt 9.503,21 euro al eens 9.053,12 euro. Andere fouten waarbij we bijvoorbeeld 9.073,12 euro noteren komen minder vaak voor.

Je kan eenvoudig merken of er tik- en schrijffouten zijn waarbij dezelfde cijfers gehanteerd zijn. Hiervoor neem je het verschil tussen de twee. Als je vervolgens de uitkomst daarvan deelt door 9 en je een geheel aantal eurocenten krijgt, is er wellicht sprake van een tik- of schrijffout. Zo is € 9.503,21 – € 9.053,12 gelijk aan € 450,09. Gedeeld door 9 komen we op € 50,01 of 5001 eurocenten uit.

Opnieuw beginnen

Als deze twee controles geen resultaten opleveren, moet je volledig opnieuw beginnen. Dat wil zeggen dat je alle boekingen eerst overloopt en vervolgens ook de telling opnieuw uitvoert. Wanneer er nadien nog verschillen zijn, kan dat verschillende oorzaken hebben.

In ieder geval moet je het kasverschil in de boekhouding verwerken zodat alles opnieuw klopt. Dergelijke kasverschillen boek je als een kost of als een opbrengst. Voor de omzetbelasting wijzigen ze niks, maar ze verhogen of verlagen wel de winst. Bij kleine klasverschillen zal de fiscus daar niet moeilijk over doen. Bij grote kasverschillen is het risico dan weer groter dat je zelf geld uit de kassa haalde om er geen belastingen op te moeten betalen. Als er dan ook geen onderzoek werd ingelast of een klacht werd ingediend bij de politie, zal de fiscus hier extra aandachtig zijn en het kasverschil niet zomaar als kost accepteren.

Oorzaken opsporen van kasverschillen

Dat laatste toont aan dat het niet volstaat om zomaar akkoord te gaan met kasverschillen. Een enkel foutje van enkele eurocenten kan natuurlijk gebeuren, kassabedienden zijn ook maar mensen die zich kunnen vergissen, maar structurele problemen of grote verschillen verdienen extra aandacht.

Een negatief kasverschil

Hier zijn er drie mogelijkheden. Het gaat om een materiële vergissing door de kassabediende. Kan gebeuren. Daarnaast kan je een bon van een uitgave kwijtgeraakt zijn. Kan ook gebeuren, maar zou niet mogen. Dit zou je met een uitgebreid onderzoek ook moeten kunnen opmerken, namelijk omdat het te herleiden valt tot aankopen, voorraden en investeringen. In het slechtste geval is er sprake van diefstal. Vooral bij grote bedragen of bij frequente negatieve kasverschillen moet je een onderzoek inlassen.

Een positief kasverschil

Veel ondernemers ondernemen geen actie bij een positief kasverschil. Natuurlijk is het altijd leuk als er meer in de kassa zit dan je verwacht, maar bij structurele afwijkingen wijst het toch op een probleem. In de eerste plaats is er het risico dat bepaalde opbrengsten niet worden geregistreerd. Dit wijst potentieel op fraude, namelijk een kassabediende die een aankoop niet inboekt en het ontvangen geld naar de eigen geldbuidel stuurt.

In de praktijk wijst het echter vaker op zogenaamd sleepgevaar. Het gaat dan om medewerkers die niet helemaal correct omgaan met de kassa. Ze halen dan geld uit de kassa om even een broodje te kopen en stoppen later opnieuw geld terug. Bij twijfel stoppen ze liever wat meer dan minder in de kassa, ze willen natuurlijk niet beschuldigd worden van diefstal, en zo ontstaat het positief kasverschil.

Bij structurele positieve kasverschillen blijft het met andere woorden noodzakelijk om een extra controle in te lassen.