Hoe boek ik geld over tussen bank en kas?

Voor de kas gebruik je een kasdagboek en voor de bank gebruik je een bankdagboek. Wanneer je geld van de bankrekening haalt om het in kas te steken, moet je dat geld overboeken. Wanneer je daarentegen geld uit de kas haalt om het op de bankrekening te plaatsen, moet je de omgekeerde beweging boeken.

Niet mogelijk om rechtstreeks te boeken tussen bank en kas

Het probleem van deze situatie is dat je een transactie eigenlijk twee keer zou boeken. Enerzijds boek je dan de betaling. Je boekt bijvoorbeeld dat er 250 euro vertrokken is vanaf de bankrekening, richting de kas. In het kasdagboek moet je echter ook de ontvangst boeken. Je boekt dan dat er 250 euro is ontvangen vanaf de bankrekening. We boeken met andere woorden:

• 250 euro van bank -> 250 euro op kas (bankdagboek)
• 250 euro van bank -> 250 euro op kas (kasdagboek)

Bekijk je dit samen, dan heeft de kas eigenlijk 500 euro ontvangen en vertrok er 500 euro vanaf de bankrekening. Dat is natuurlijk niet correct. Een oplossing zou zijn om 125 euro te boeken, maar dat is evenmin correct want er vertrok wel degelijk 250 euro vanaf de bankrekening. En daarom kunnen we niet rechtstreeks boeken tussen bank en kas. We maken dan ook gebruik van zogenaamde kruisposten.

Kruisposten bij boeken tussen bank en kas

Kruisposten zijn grootboekrekeningen die we enkel gebruiken om boekingen tussen rekeningen uit te voeren. Kruisposten zijn dus eigenlijk een fictie die we gebruiken om bijvoorbeeld bovenstaande overboeking tussen bank en kas correct te kunnen verwerken. Het idee achter kruisposten is vrij eenvoudig. Naar analogie van bovenstaand voorbeeld boeken we dan:

• 250 euro van bank -> 250 euro op kruisrekening (bankdagboek)
• 250 euro van kruisrekening -> 250 euro op kas (kasdagboek)

Omdat we hier een tussenrekening gebruiken, is de transactie niet dubbel verwerkt. Bovendien is de fictieve kruisrekening ook na het verwerken van de boeking leeg. In het bankboek boeken we:

En in het kasboek boeken we:

Met boekhoudsoftware boeken tussen bank en kas

Het fout verwerken van overboekingen tussen rekeningen zorgt er al snel voor dat verschillende rekeningen fouten vertonen. Daarom dat we bij een controle van de rekeningen steeds op zoek gaan naar 1/2^de van de fout. Boekhoudkundig zou er bijvoorbeeld 500 euro meer op de kasrekening staan. Dan weet je dat je op zoek bent naar een foute overboeking van 250 euro.

Toch kan er best wel wat tijd kruipen in het opsporen van fouten, zeker als er naast een foute overboeking nog andere fouten in de administratie sluipen. Daarom is het handiger om te werken met boekhoudsoftware. Binnen boekhoudsoftware hoef je vaak niet te denken aan kruisposten maar kan je fictief gewoon verschuiven tussen rekeningen, waarna de software automatisch kruisposten gebruikt. Daarnaast zijn er vaak ook controlemechanismen ingebouwd en krijg je een foutmelding te zien, bijvoorbeeld wanneer de kas negatief wordt. Vergelijk boekhoudsoftware en voorkom problemen.