Wat is voorbelasting?

Als ondernemer heb je ongetwijfeld reeds de term ‘voorbelasting’ tegengekomen tijdens het doen van je btw-aangifte. Veel startende ondernemers hebben hier vragen over. Het is echter belangrijk om te weten wat de voorbelasting is, want dit heeft gevolgen voor de kwartaalaangifte omzetbelasting. In dit artikel leggen we uit wat de betekenis van voorbelasting is. We hebben het ook over wanneer je voorbelasting kunt aftrekken en hoe dit in zijn werk gaat.

Betekenis van voorbelasting

Voorbelasting is, simpel gezegd, de btw die je als ondernemer betaalt op zakelijke aankopen en die je bij de kwartaalaangifte omzetbelasting kunt aftrekken. Of je nu kantoorartikelen, productiematerialen of diensten inkoopt, over al deze aankopen betaal je btw. Het voordelige aan het systeem van voorbelasting is dat je deze betaalde btw weer kunt aftrekken van de btw die je zelf bij klanten in rekening brengt. Het idee hierachter is dat uiteindelijk alleen de eindconsument btw dient te betalen.

Voorbelasting is niet altijd aftrekbaar

Het is goed om te weten dat de betaalde btw niet altijd (volledig) aftrekbaar is. Er zijn specifieke regels die bepalen of de voorbelasting wel of niet aftrekbaar is. Zo mag je geen voorbelasting aftrekken als je zelf geen btw berekent, bijvoorbeeld bij vrijgestelde omzet. Ook is de btw op privéaankopen niet aftrekbaar. Bepaalde aankopen zullen voor een deel privé zijn en voor een deel zakelijk. Alleen de voorbelasting op het zakelijk gedeelte is dan aftrekbaar. Ook de voorbelasting op eten en drinken is meestal niet aftrekbaar, maar op deze regel bestaan uitzonderingen. Hetzelfde geldt voor de voorbelasting op personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken. De Belastingdienst hanteert strenge regels over wat wel en niet kan, dus het is belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan. Een goed boekhoudprogramma kan hierbij helpen, omdat het automatisch bepaalt of de voorbelasting wel, gedeeltelijk of niet aftrekbaar is.

Voorbelasting in de praktijk

De betaalde voorbelasting verreken je met de verschuldigde btw. Dit doe je via de reguliere btw-aangifte. Hier geef je op hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten en hoeveel aftrekbare voorbelasting je hebt betaald aan leveranciers. Dit bijhouden doe je in een boekhoudprogramma. Het is belangrijk dat je deze aangifte kan bewijzen met facturen en bonnetjes. Aan het einde van een aangifteperiode bereken je het verschil. Is de betaalde voorbelasting hoger dan de ontvangen btw? Dan krijg je geld terug van de Belastingdienst. Stel, je hebt in een kwartaal € 800 aan btw ontvangen van klanten en zelf € 350 aan aftrekbare btw betaald aan leveranciers voor zakelijke aankopen. Je moet dan het verschil, in dit geval € 450, afdragen aan de Belastingdienst.

Een goed boekhoudprogramma kan je enorm helpen bij het correct afhandelen van de voorbelasting. Deze software kan automatisch de betaalde en ontvangen btw bijhouden, zodat je altijd een actueel overzicht hebt van wat je moet afdragen of wat je terugkrijgt. Het maakt het doen van de btw-aangifte een stuk eenvoudiger en het helpt fouten te voorkomen. Bovendien kun je ook bewijsstukken digitaal opslaan en bijhouden, waardoor je minder papieren bij te houden hebt.