Hoe boek ik bedorven goederen?

Ondernemers in de detailhandel of de horeca krijgen vroeg of laat te maken met bedorven goederen. De houdbaarheidsdatum is overschreden en er zit dan niets anders op dan het product weg te gooien. Dat is uiteraard vervelend. Regelmatig krijgen we vragen over hoe je dit correct in de boekhouding dient te verwerken. Een accurate administratie is belangrijk om een realistisch financieel overzicht van je onderneming te hebben en je fiscale administratie op orde te hebben.

Geen extra kosten of inkomsten boeken

Normaal gesproken verwerk je de gekochte goederen en producten als een inkoopkost in je boekhouding. Als je het product verkoopt, boek je een inkomst. In een ideaal geval heb je daartussen een marge en houd je winst over. Als een product bedorven is voordat je het kunt verkopen en je het hierdoor moet weggooien, betekent dit ook dat je verder niks dient te boeken. Het product is reeds als een kost in de boekhouding verwerkt, dus dat hoef je niet opnieuw te doen. En het product wordt niet verkocht, dus dit hoef je ook niet als een verkoop in de boekhouding te verwerken. Het is wel aan te raden om hier gegevens van bij te houden. Als een controleur hier vragen over heeft, kun je dit voorleggen. Tegelijkertijd kan deze informatie nuttig zijn voor de interne besluitvorming. Zo kun je in de toekomst betere inkoopbeslissingen nemen met het doel om het aantal bedorven goederen terug te dringen.

Geld terugkrijgen van leverancier

Soms komt het voor dat je geld terugkrijgt van een leverancier. Bijvoorbeeld als een product bedorven is geleverd. Dan dien je dit wel in je boekhouding te verwerken. Dan verwerk je een negatieve kostenboeking in de administratie. De leverancier zal je wellicht een creditfactuur bezorgen. De gegevens van deze factuur, inclusief de btw-gegevens, verwerk je dan in je administratie. Als de leverancier je echter een vervangproduct geeft, hoef je niks aan te passen in je boekhouding. Je kunt het vervangende product gewoon verkopen en de inkomsten in je administratie verwerken.

Product uit voorraad halen

Het kan ook dat het product deel uitmaakt van je voorraad en dat je eerder een voorraadboeking hebt uitgevoerd. In dit geval zal je het product uit je voorraad moeten halen. Je voert met andere woorden een voorraadboeking uit. Geef een goede omschrijving in (bijvoorbeeld ‘Bedorven goederen’) en voer het totaalbedrag van de waarde van het product in. Er zal dan een negatieve voorraadboeking worden uitgevoerd.

Product voor de uiterste houdbaarheidsdatum met korting verkopen

Een effectieve strategie om het verlies door bedorven goederen te minimaliseren, is het verkopen van producten tegen een korting voordat ze hun vervaldatum bereiken. Deze aanpak biedt een win-winsituatie: het genereert nog steeds inkomsten die anders verloren zouden gaan en het verhoogt de klanttevredenheid door het aanbieden van producten tegen een lagere prijs. In de boekhouding wordt deze transactie verwerkt zoals elke andere verkoop, met het verschil dat het verkoopbedrag en het btw-bedrag lager zullen zijn vanwege de korting. Daarnaast moet de voorraadwaardering dienovereenkomstig worden aangepast om de afname van de voorraad te weerspiegelen. Bij de betere boekhoudprogramma’s gebeurt dit (semi-)automatisch.