Hoe ga ik om met een oninbare vordering?

Ongeacht wanneer de klant tot betalen overgaat, wordt de btw bij het sturen van de factuur geboekt en uiteindelijk ook aan de Belastingdienst afgedragen. Ook op het moment van de afdracht is het niet zo dat de klant al hoeft te hebben betaald. Wanneer later blijkt dat de factuur oninbaar is, is het wel mogelijk om het betaalde btw-bedrag terug te vorderen. We leggen uit hoe dit werkt en hebben het over een aantal bijzondere situaties.

Btw-gevolgen van een oninbare vordering

Er is sprake van een oninbare vordering wanneer een klant niet betaald heeft en de vordering niet op andere manieren kan worden ingevorderd. Als de btw op dit moment al is afgedragen, wat in principe het geval is, zal de btw onverschuldigd zijn afgedragen. Daarom kan er bij een oninbare vordering een correctie worden uitgevoerd. Hierbij wordt de btw als niet-verschuldigde btw in de btw-aangifte opgenomen.

Het negatieve btw-bedrag wordt in de aangifte verwerkt van het tijdvak waarin de oninbaarheid is ontstaan. Het btw-bedrag moet bij vraag 1a of 1b van de btw-aangifte worden ingevuld en ook de negatieve omzet moet worden ingevuld. Over het boeken van de onbetaalde factuur lees je meer in ons vorig artikel.

Wanneer is een factuur oninbaar?

Het terugvragen van de btw kan wanneer het zeker is dat de vordering geheel of gedeeltelijk oninbaar is, bijvoorbeeld wanneer de curator dit na een faillissement laat weten. In de praktijk accepteert de Belastingdienst dat een factuur oninbaar is wanneer er een jaar na de uiterste betaaldatum nog steeds geen betaling is ontvangen. Wanneer er geen betalingstermijn is afgesproken, geldt de wettelijke betalingstermijn. De wettelijke betalingstermijn bedraagt 30 dagen na ontvangst van de factuur.

Wanneer je bijvoorbeeld op 1 juli 2021 een klant factureert met een betalingstermijn van 1 maand, vervalt de factuur op 1 augustus 2021. Op 1 augustus 2022, of een jaar na de uiterste betaaldatum, is de factuur oninbaar geworden en kan het btw-bedrag terug worden gevraagd.

Uitzonderingen en bijzondere situaties

Een eerste uitzondering op de bovenstaande regels is er voor wie het kasstelsel toepast. Dan is het niet mogelijk om een teruggaaf te krijgen. Dit is logisch, want de btw wordt bij het kasstelsel berekend over de werkelijke inkomsten in het tijdvak waarin de btw-aangifte wordt gedaan. Het (deel van het) factuurbedrag dat niet werd ontvangen, werd dus nooit als basis gebruikt voor het berekenen van het verschuldigde btw-bedrag. En onbetaalde btw kan natuurlijk ook niet worden teruggevraagd.

Ten tweede is er een uitzondering voor factoring. De factormaatschappij kan de btw wel terugkrijgen, maar moet daarvoor eerst een teruggaafverzoek indienen. Hiervoor wordt er een formulier ter beschikking gesteld via de website van de Belastingdienst.

Een laatste bijzondere situatie is deze waarbij een klant na de teruggaaf van de btw alsnog de factuur betaalt. In zo’n geval is de factuur niet meer oninbaar en is de btw wel gewoon opnieuw verschuldigd. De btw is verschuldigd in het aangiftetijdvak waarin de betaling is ontvangen. Het verschuldigde btw-bedrag moet dan opnieuw worden opgenomen in de btw-aangifte en is over te maken aan de Belastingdienst.