Hoe boek ik een onbetaalde factuur?

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je onbetaalde facturen kwijtscheldt. In het kader van debiteurenbeheer zend je dan ook herinneringen, aanmaningen en geef je soms uiteindelijk zelfs de vordering uit handen aan een incassobureau. Wanneer een incassobureau geen redding biedt, zijn er nog steeds andere oplossingen zoals het aanvragen van een faillissement. In sommige gevallen zit er echter niets anders op dan je verlies nemen, bijvoorbeeld omdat je zelfs via een faillissement nooit je geld zou zijn. In dat geval kan je toch de omzetbelasting terugkrijgen.

Omzetbelasting terugvragen bij onbetaalde facturen

Wanneer je klant niet betaalt, heb je waarschijnlijk wel al de omzetbelasting doorgestort. Die krijg je in principe niet terug, maar op die regel bestaat wel een uitzondering wanneer een factuur oninbaar is geworden. Die oninbaarheid moet je aantonen, bijvoorbeeld door te wijzen naar het faillissement van de klant. In principe neemt de Belastingdienst aan dat een factuur oninbaar is op het moment dat de betalingstermijn met één jaar verstreken is. In dat geval kan je zelf de btw terugvragen. Dat doe je via de periodieke aangifte omzetbelasting.

In zo’n geval moet je ook de debiteur afboeken. Deze methode wordt de direct write-off genoemd. Het gaat om een verlies zonder dat je daarvoor een creditnota maakt. Je scheldt de schuld ten slotte niet kwijt maar neemt gewoon je verlies. Je schrijft de debiteur af en verwerkt de terug te vorderen omzetbelasting op een aparte rekening.

Voorziening voor onbetaalde facturen

Ondernemingen rekenen op openstaande vorderingen om toekomstige investeringen te financieren. Oninbare facturen kunnen dan ook een bittere pil zijn om te slikken. Boekhoudkundig heeft de onbetaalde factuur echter pas effect wanneer het definitief oninbaar wordt. Hierdoor werden je cijfers in het ene boekjaar misschien wel opgesmukt terwijl je het verlies in een ander boekjaar verwerkt. Zo’n boekhoudkundige verwerking is toegestaan, maar dat maakt de boekhouding minder goed voorspelbaar. Dan kan je beter een voorziening aanleggen voor dergelijke verliezen.

Na verloop van tijd zal je dan ook merken dat een bepaald percentage van alle facturen onbetaald blijven. Dan kan je elk boekjaar, elk kwartaal of elke maand inschatten hoeveel facturen je later moet afschrijven. Als je nu meteen een voorziening aanlegt blijft de verhouding tussen kosten en opbrengsten bestaan.

Stel bijvoorbeeld dat je aanneemt dat 2% van alle facturen onbetaald zullen blijven. In de maand januari heb je een omzet van 100.000 euro (excl. omzetbelasting). Een voorziening leg je nooit aan over de omzetbelasting omdat je hier geen risico loopt, want in het slechtste geval betaalt de Belastingdienst de omzetbelasting terug. Je legt met andere woorden een voorziening aan van 2.000 euro:

In november blijkt uiteindelijk dat een debiteur zijn factuur van 1.210 euro (incl. 21% omzetbelasting) niet kan betalen. De 21% omzetbelasting, oftewel 210 euro, is geen verlies omdat je dit kan terugvorderen van de Belastingdienst. De voorziening volstaat om de kosten af te boeken. We boeken:

Je merkt dat je bij deze werkwijze het verlies afboekt van de voorziening en niet aan de resultatenrekening komt. De voorwaarde is natuurlijk wel dat de aangelegde voorziening ook effectief volstaat.