Hoe boek ik een onbetaalde factuur?

Leestijd: ongeveer 3 minuten 18 augustus 2020 0 reacties

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je onbetaalde facturen kwijtscheldt. In het kader van debiteurenbeheer zend je dan ook herinneringen, aanmaningen en geef je soms uiteindelijk zelfs de vordering uit handen aan een incassobureau. Wanneer een incassobureau geen redding biedt, zijn er nog steeds andere oplossingen zoals het aanvragen van een faillissement. In sommige gevallen zit er echter niets anders op dan je verlies nemen, bijvoorbeeld omdat je zelfs via een faillissement nooit je geld zou zijn. In dat geval kan je toch de omzetbelasting terugkrijgen.

Omzetbelasting terugvragen bij onbetaalde facturen

Wanneer je klant niet betaalt, heb je waarschijnlijk wel al de omzetbelasting doorgestort. Die krijg je in principe niet terug, maar op die regel bestaat wel een uitzondering wanneer een factuur oninbaar is geworden. Die oninbaarheid moet je aantonen, bijvoorbeeld door te wijzen naar het faillissement van de klant. In principe neemt de Belastingdienst aan dat een factuur oninbaar is op het moment dat de betalingstermijn met één jaar verstreken is. In dat geval kan je zelf de btw terugvragen. Dat doe je via de periodieke aangifte omzetbelasting.

In zo’n geval moet je ook de debiteur afboeken. Deze methode wordt de direct write-off genoemd. Het gaat om een verlies zonder dat je daarvoor een creditnota maakt. Je scheldt de schuld ten slotte niet kwijt maar neemt gewoon je verlies. Je schrijft de debiteur af en verwerkt de terug te vorderen omzetbelasting op een aparte rekening.

4350 Afschrijvingskosten debiteuren 1000
1575 Terug te vorderen omzetbelasting 210
1300 Debiteuren 1210

Voorziening voor onbetaalde facturen

Ondernemingen rekenen op openstaande vorderingen om toekomstige investeringen te financieren. Oninbare facturen kunnen dan ook een bittere pil zijn om te slikken. Boekhoudkundig heeft de onbetaalde factuur echter pas effect wanneer het definitief oninbaar wordt. Hierdoor werden je cijfers in het ene boekjaar misschien wel opgesmukt terwijl je het verlies in een ander boekjaar verwerkt. Zo’n boekhoudkundige verwerking is toegestaan, maar dat maakt de boekhouding minder goed voorspelbaar. Dan kan je beter een voorziening aanleggen voor dergelijke verliezen.

Na verloop van tijd zal je dan ook merken dat een bepaald percentage van alle facturen onbetaald blijven. Dan kan je elk boekjaar, elk kwartaal of elke maand inschatten hoeveel facturen je later moet afschrijven. Als je nu meteen een voorziening aanlegt blijft de verhouding tussen kosten en opbrengsten bestaan.

Stel bijvoorbeeld dat je aanneemt dat 2% van alle facturen onbetaald zullen blijven. In de maand januari heb je een omzet van 100.000 euro (excl. omzetbelasting). Een voorziening leg je nooit aan over de omzetbelasting omdat je hier geen risico loopt, want in het slechtste geval betaalt de Belastingdienst de omzetbelasting terug. Je legt met andere woorden een voorziening aan van 2.000 euro:

4350 Afschrijvingskosten debiteuren 2000
1350 Voorzieningen debiteuren 2000

In november blijkt uiteindelijk dat een debiteur zijn factuur van 1.210 euro (incl. 21% omzetbelasting) niet kan betalen. De 21% omzetbelasting, oftewel 210 euro, is geen verlies omdat je dit kan terugvorderen van de Belastingdienst. De voorziening volstaat om de kosten af te boeken. We boeken:

1350 Voorziening debiteuren 1000
1575 Terug te vorderen omzetbelasting 210
1300 Debiteuren 1210

Je merkt dat je bij deze werkwijze het verlies afboekt van de voorziening en niet aan de resultatenrekening komt. De voorwaarde is natuurlijk wel dat de aangelegde voorziening ook effectief volstaat.

De best gewaardeerde boekhoudprogramma's van 2022!

(187 reviews)9.7/10
Boekhouden & factureren voor ZZP € 9,95 p/m
240 boekingen per jaar
Onbeperkt factureren
Belastingdienst erkend
Boekhouden voor MKB € 14,50 p/m
Ongelimiteerd
Belastingdienst erkend
Ongekend eenvoudig
Boekhouden & factureren voor MKB € 24,00 p/m
Ongelimiteerd
Belastingdienst erkend
Ongekend eenvoudig
Gratis boekhouden voor starters € 0,00 p/m*
Ongelimiteerd
Belastingdienst erkend
Ongekend eenvoudig
Boekhouden voor accountants Vanaf € 1,95 p/m
Eigen huisstijl
Online samenwerken
Geen investering nodig!
Boekhouden & factureren voor accountants Vanaf € 1,95 p/m
Eigen huisstijl
Online samenwerken
Geen investering nodig!
Boekhouden voor verenigingen & stichtingen € 9,50 p/m
Ongelimiteerd
Ongekend eenvoudig
Perfecte ondersteuning
Boekhouden & factureren voor verenigingen & stichtingen € 18,00 p/m
Ongelimiteerd
Ongekend eenvoudig
Perfecte ondersteuning
(86 reviews)9.6/10
all-in Boekhouden € 11,95 p/m
Ongelimiteerd
Eenvoudig in gebruik
Gratis overstapservice
all-in Boekhouden & factureren € 18,90 p/m
Ongelimiteerd
Eenvoudig in gebruik
Gratis overstapservice
all-in Boekhouden, facturen & offertes € 24,85 p/m
Ongelimiteerd
Eenvoudig in gebruik
Gratis overstapservice
all-in Boekhouden voor accountants Vanaf € 2,00 p/m
1e administratie gratis
1e gebruiker gratis
Gratis koppelen
all-in Boekhouden en factureren voor accountants Vanaf € 3,20 p/m
1e administratie gratis
1e gebruiker gratis
Boekhouden én factureren
all-in Boekhouden inclusief voorraadbeheer € 16,90 p/m
Ongelimiteerd
Eenvoudig in gebruik
Gratis overstapservice
all-in Boekhouden inclusief projectmanagement € 17,90 p/m
Ongelimiteerd
Eenvoudig in gebruik
Gratis overstapservice
all-in Boekhouden inclusief urenregistratie € 15,90 p/m
Ongelimiteerd
Eenvoudig in gebruik
Gratis overstapservice
all-in Boekhouden, facturen & voorraadbeheer € 23,85 p/m
Ongelimiteerd
Eenvoudig in gebruik
Gratis overstapservice
all-in Boekhouden, facturen & projectmanagement € 24,85 p/m
Ongelimiteerd
Eenvoudig in gebruik
Gratis overstapservice
all-in Boekhouden, facturen & urenregistratie € 22,85 p/m
Ongelimiteerd
Eenvoudig in gebruik
Gratis overstapservice
all-in Boekhouden en meer! € 39,70 p/m
Ongelimiteerd
Eenvoudig in gebruik
Gratis overstapservice
(2 reviews)9.0/10
Eenvoudig en compleet boekhouden € 14,50 p/m
Gratis en vrijblijvend
Gratis helpdesk
Belastingdienst-Link
Gratis boekhoudpakket voor starters! Gratis
Gratis en vrijblijvend
Gratis helpdesk
Belastingdienst-Link
Eenvoudig boekhouden voor ZZP'ers € 14,50 p/m
Gratis en vrijblijvend
Gratis helpdesk
Belastingdienst-Link
1e administratie gratis voor accountants! Vanaf € 1,95 p/m
Gratis en vrijblijvend
Gratis helpdesk
Belastingdienst-Link
Eenvoudig boekhouden voor verenigingen & stichtingen € 9,50 p/m
Gratis en vrijblijvend
Gratis helpdesk
Belastingdienst-Link

Vergelijk alle boekhoudprogramma's op prijs, reviews en functies!

Tags:

omzetbelasting, onbetaalde factuur, voorziening

Doorlezen:

Geen reacties

Plaats reactie

Er zijn nog geen reacties op dit artikel. Plaats als eerste een reactie!

Plaats reactie