Wat is een kasstaat en hoe ga je boekhoudkundig om met de kas?

Een kasstaat is een overzicht waarop je op alle ontvangsten en uitgaven terugvindt die per kas gebeuren. Bij een kasontvangst zal de Kas-grootboekkaart debet worden bijgewerkt (het bezit neemt toe) en bij een kasuitgave wordt de Kas-grootboekkaart credit bijgewerkt (het bezit neemt af). In de praktijk zal de grootboekkaart echter niet voortdurend worden bijgewerkt. Bovendien kunnen er zich allerlei bijzondere situaties voordoen.

Tellen en boeken van de kas

In de praktijk zal het bijwerken van de grootboekkaart niet na elke kasuitgave of kasontvangst gebeuren, maar zal de kas regelmatig worden geteld. Dit gebeurt bij voorkeur dagelijks. Bij zo’n telling gaan we na hoeveel geld er daadwerkelijk in de kas zit. Als alles goed is, zal het bedrag dat in de kas zit overeenstemmen met het saldo in de boekhouding en kan de Kas-grootboekkaart eenvoudig worden bijgewerkt.

In de praktijk blijkt dit echter niet altijd het geval te zijn. Zo geeft een klant misschien aan dat hij het wisselgeld niet hoeft, wordt er al eens fout geteld en dergelijke meer. Als er een verschil is tussen wat in kas zit en het saldo van de boekhouding, spreken we van een kasverschil. Het kan hierbij zowel gaan om een kastekort (er zit minder geld in de kas dan wat de boekhouding aangeeft) als om een kasteveel (er zit meer geld in de kas dan wat de boekhouding aangeeft). Voor dergelijke kasverschillen gebruiken we een aparte grootboekrekening.

Wanneer het geld van de kas na het tellen naar de bankrekening wordt gestort, verwerken we dit zoals gewoonlijk. Dit wil zeggen dat we het via het mechanisme van de kruisposten verwerken.

Privéopname uit de kas

Als een ondernemer geld uit de kas haalt voor privédoeleinden, mag dit niet zomaar als een negatief kasverschil worden geboekt. Het gaat namelijk om een privéopname of een privéonttrekking. Hiervoor leggen we een privérekening aan om deze opname correct te boeken. Hierbij neemt het kasbezit af (credit) en neemt de privérekening toe (debet). Het is mogelijk om verschillende privérekeningen aan te leggen om een onderscheid te maken naargelang de reden van de privéopname, bijvoorbeeld als de opname gebeurt ter betaling van de aanslag inkomstenbelasting, voor de betalingen in het kader van de Zorgverzekeringswet enzovoort.

Als een ondernemer zelf geld in kas inbrengt, bijvoorbeeld omdat er te weinig wisselgeld in de kas zit, geldt net het omgekeerde en hoeft dit niet als een positief kasverschil te worden geboekt. Zo’n positief kasverschil zou anders worden belast, wat niet de bedoeling is. Het probleem is echter dat de controleur hier soms moeilijk over doet. Daarom is het aan te raden om heel concreet te noteren wanneer en waarom deze privéstorting in de kas gebeurde en zo problemen te voorkomen. Grote privéstortingen gebeuren bij voorkeur per overschrijving.

Belang van contante betalingen neemt af

Betalingen gebeuren echter niet alleen contant. Meer zelfs: het aantal contante betalingen daalt al jaren, terwijl het aantal pinbetalingen alleen maar toeneemt. In 2019 ­(2020 is als coronajaar en het bijhorende afraden van contante betalingen niet representatief) waren 32,4% van de betalingen contant, terwijl 67% van de betalingen met de pinpas gebeurden en 0,6% van de betalingen via een kredietkaart. In 2018 waren nog zo’n 37% van de betalingen contant tegenover 62% pinbetalingen. In 2017 ging het zelfs om 41% ten opzichte van 58%. In ons eerder artikel vind je een voorbeeld van hoe je betalingen via pinpas boekt.