Wat is het verschil tussen de balans en de kolommenbalans?

De balans en de kolommenbalans zijn geen synoniemen. Wel gebruik je de kolommenbalans om de eindbalans op te stellen. De eindbalans is een momentopname op het einde van het boekjaar. Hieronder leggen we uit wat het verschil tussen de balans en de kolommenbalans is.

Betekenis van de balans

Een balans kennen de meeste ondernemers wel. Een balans bevat het overzicht van schulden en bezittingen en bestaat uit een debetzijde en een creditzijde. Op de debetzijde staan de bezittingen van de onderneming terwijl we op de creditzijde terugvinden hoe deze bezittingen zijn gefinancierd. Zo’n financiering kan gebeuren door vreemd vermogen en eigen vermogen. Hierbij zijn de debetzijde en de creditzijde steeds met elkaar in balans. Op de balans vinden we terug:

• Activa: bezittingen van de onderneming
  • Vaste activa: bezittingen die langer aan de onderneming gebonden zijn, zoals de bedrijfsruimte of het bestelbusje
  • Vlottende activa: bezittingen die vlot in geld kunnen worden omgezet, bijvoorbeeld de producten in de winkelrekken
• Passiva: de schulden van de onderneming
  • Eigen vermogen: de schulden ten opzichte van de vennoten (= het geld dat de vennoten in de onderneming hebben gestoken en waarop winst en verlies inwerken)
  • Lang vreemd vermogen: schulden die langer dan een jaar lopen, zoals een hypotheek
  • Kort vreemd vermogen: schulden die binnen het jaar te betalen zijn, zoals de hypotheekschulden die dit jaar vervallen

De situatie wijzigt elke dag en dus is een balans altijd een momentopname. Daarom spreken we vaak van een eindbalans (de balans op het einde van het boekjaar) of de beginbalans (de balans op het begin van het boekjaar).

Betekenis van de kolommenbalans

De kolommenbalans biedt een presentatie in kolomvorm van de balans en de winst- en verliesrekening. Het is een uitgebreid overzicht van alle grootboekrekeningen die in de administratie voorkomen. Per grootboekrekening is er een totaalsaldo weergegeven. De kolommenbalans gebruik je om verschillende redenen.

De kolommenbalans gebruik je in de eerste plaats om de resultatenrekening en de eindbalans op te stellen. Hierbij wordt het saldo van alle grootboekrekening in de eerste kolommen van de kolommenbalans opgenomen. In de kolommen die daarop volgen werk je vervolgens de resultatenrekening en zo ook de balans uit. Soms worden er ook kolommen opgenomen om correcties aan te brengen in de saldibalans.

Daarnaast biedt de kolommenbalans een belangrijk overzicht van de financiële informatie van de onderneming en krijg je op die manier snel inzicht in hoe de balans en de winst- en verliesrekening tot stand zijn gekomen.

De kolommenbalans bestaat uit:

• Een proefbalans: overzicht met totaalbedragen van alle grootboekrekeningen
• Een saldibalans: saldo-overzicht van elke grootboekrekening die in de proefbalans is opgenomen
• Een resultatenrekening: de winst- en verliesrekening, wordt opgesteld op basis van de saldibalans
• De eindbalans: de balans op het einde van het boekjaar

Boekhoudsoftware doet het automatisch

Op basis van de kolommenbalans stel je uiteindelijk de eindbalans op. Hoe dan ook gaat het om een tijdrovende karwei waarbij je talloze grootboekrekeningen stap voor stap dient over te nemen. Het risico op fouten is daarbij reëel. Daarom raden wij aan om boekhoudsoftware te gebruiken. Op die manier wordt de kolommenbalans, net zoals de resultatenrekening en de eindbalans, automatisch aangemaakt. Vergelijk boekhoudsoftware en maak het jezelf gemakkelijk.