Wat bedoelen we met activeren en passiveren?

Activeren en passiveren zijn boekhoudkundige termen die vaak worden gebruikt. Ze hebben natuurlijk betrekking op de activa en de passiva en zijn nauw met elkaar verweven. Ze doen zich met name voor als bepaalde uitgaven over een langere periode moeten worden uitgesmeerd of wanneer ontvangsten nog niet tot de opbrengsten van dit boekjaar mogen worden gerekend.

Betekenis van activeren

Het activeren van uitgaven is het boeken van deze uitgaven op de balans en dit aan de debetzijde. Je activeert ze met als bedoeling om ze op dat moment nog niet op de winst in mindering te brengen. De uitgave komt dus niet in de winst- en verliesrekening te staan, maar wel op de balans. Ze behoren tot de activa omdat ze behoren tot een gebeurtenis in het verleden, de ondernemer er beschikkingsmacht over heeft en er economisch voordeel wordt verwacht.

Hierdoor hebben deze uitgaven in dit boekjaar nog geen fiscale gevolgen. Later zal dat wel het geval zijn en verlagen deze kosten de belastbare winst. Hierdoor is de boekhouding accurater en voorkomt de Belastingdienst dat een onderneming al te eenvoudig kosten zou kunnen maken om zo de fiscale situatie te optimaliseren.

Het activeren van kosten wordt bijvoorbeeld toegepast wanneer kosten over een langere periode worden uitgesmeerd. We spreken in dat geval over afschrijven.

Betekenis van passiveren van opbrengsten

Passiveren is het boeken van ontvangsten op de balans en dit aan de creditzijde. Net zoals je uitgaven kan activeren, kan je ontvangsten passiveren. De redenering hierachter is identiek: de ontvangsten hebben nog geen betrekking op deze periode en moeten op een later moment als opbrengsten in de resultatenrekening worden opgenomen. Wat de fiscale gevolgen betreft, geldt mutatis mutandis dezelfde redenering als bij het activeren van de uitgaven.

Een voorbeeld hiervan zijn huurontvangsten die je eind december ontvangt maar die betrekking hebben op de maand januari van het volgende boekjaar. Deze huurontvangsten moet je passiveren en pas in januari in de resultatenrekening opnemen. Hierdoor hoef je nog geen belastingen op deze huurontvangsten te betalen. De Belastingdienst loopt daarbij geen geld mis want de huurder kan deze uitgaven ook nog niet ten laste van zijn resultaat nemen.

Belang van activeren en passiveren

Het activeren en passiveren is het gevolg van de zogenaamde accounting principles. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen uitgaven en kosten enerzijds en opbrengsten en ontvangsten anderzijds. Het zijn de kosten en de opbrengsten die het fiscaal resultaat beïnvloeden en niet de uitgaven en de ontvangsten.

Er is sprake van een opbrengst wanneer er een vordering op een klant ontstaat, ongeacht wanneer die klant overgaat tot betalen. Er is sprake van een kost wanneer de uitgave wordt verbruikt. Daarom rekenen we ook voorraden pas tot de kosten wanneer het voorraadgoed is verkocht of verloren gaat. Omdat we eerst facturen uitsturen en ontvangen en betalingen uitsturen en ontvangen, terwijl we dat ook nog eens allemaal netjes moeten opnemen in de administratie, kunnen we niet anders dan de kosten activeren en passiveren.

Zowel bij het activeren als passiveren is het belangrijk dat de activa en passiva correct worden gewaardeerd. Hiervoor bestaan verschillende waarderingsmethoden. In ons eerder artikel hebben we het al uitgebreid gehad over het waarderen van voorraden.