Retours en de boekhoudkundige verwerking

Het is niet ongewoon dat er goederen retour worden gestuurd. Bij online verkopen aan consumenten is het zelfs een wettelijk recht om dit te doen. Uiteraard heeft dit ook gevolgen voor de administratie. We maken het onderscheid tussen retourinkopen en retourverkopen. Hierbij is de journaalpost steeds het omgekeerde van bij een klassieke inkoop of verkoop.

Recht om een product te retourneren

Bij een koop op afstand – dit is niet alleen een online aankoop maar bijvoorbeeld ook een telefonische aankoop – hebben consumenten steeds het recht op een wettelijke bedenktijd van veertien dagen. Gedurende deze periode kunnen consumenten steeds zonder opgaaf van redenen de aankoop ongedaan maken en het product retourneren. Sommige online winkels kennen ook een uitgebreidere termijn toe van bijvoorbeeld dertig, zestig of zelfs honderd dagen. Tijdens deze bedenktijd mag de consument het product beoordelen en beslissen of hij het al dan niet zal houden. De klant mag zelfs netjes de verpakking openmaken om het product te kunnen beoordelen. Wanneer echter blijkt dat de klant iets met het product heeft gedaan dat niet nodig was om het te beoordelen, mag je daar als verkoper een vergoeding voor vragen.

Zo’n wettelijke bedenktijd geldt niet bij zakelijke klanten. Zij hebben in principe geen bedenktijd, maar veel leveranciers kennen het wel toe of stellen zich soepel op. Zeker bij een verkoop op afstand is het niet ongewoon dat zakelijke klanten mogen rekenen op dezelfde gunstige voorwaarden als consumenten. Hier zijn de algemene voorwaarden echter bepalend en gelden de andere wettelijke verplichtingen, zoals de informatieplicht, niet.

Retourinkopen en retourverkopen

Voor de verwerking maakt het niet uit of het gaat om de wettelijke bedenktijd of om een bovenwettelijke bedenktijd. In de praktijk maken we wel een onderscheid tussen retourverkopen en retourinkopen. Bij een retourverkoop ontvang je retourgoederen van je afnemer. Hierbij neemt je voorraad goederen toe en neemt de vordering op de afnemer af. Je moet hiervoor een creditfactuur opmaken en aan de afnemer bezorgen. Bij een retourinkoop is het net omgekeerd. Je stuurt dan zelf goederen terug naar je leverancier en je ontvangt hiervoor een creditfactuur. De voorraad goederen in je onderneming neemt dan af, net zoals de schuld ten opzichte van de leverancier.

Retourinkopen

Inkopen verwerk je in het inkoopboek en bij retourinkopen gaat het op dezelfde manier. De ontvangen creditnota wordt dus ook gewoon in het inkoopboek verwerkt. Het enige verschil is dat het dan om een daling van de schuld gaat. Daarom wordt het in veel boekhoudprogramma’s met een minteken genoteerd. Ook op een creditnota wordt dit vaak zo weergegeven. Toch is dit lang niet altijd het geval. Sommige creditnota’s noteren het bedrag bijvoorbeeld vetgedrukt of plaatsen er het woord ‘credit’ voor of na. Het is vaak afhankelijk van het factuur- of boekhoudprogramma.

Retourverkopen

Retourverkopen vormen de tegenhangers van de retourinkopen. Het zal dan wellicht niet verbazen dat retourverkopen volgens dezelfde redenering in het verkoopboek worden genoteerd. Hier geldt verder net hetzelfde. Zo wordt het in boekhoudprogramma’s vaak eveneens met een minteken genoteerd.

De journaalpost is het omgekeerde van bij een klassieke verkoop. Ook bijvoorbeeld de verschuldigde btw zal hierdoor afnemen, net zoals de voorraad goederen. Dit geldt in de omgekeerde richting ook voor retourinkopen.