Over welke tools beschikt een boekhoudprogramma?

Een boekhoudprogramma beschikt natuurlijk over allerlei tools om je administratie bij te houden. In de praktijk kunnen boekhoudprogramma’s vaak veel meer en beschikken ze over diverse extra functies, bijvoorbeeld voor voorraadbeheer, voor klantenbeheer of voor urenregistratie. Hieronder hebben we het over de veelvoorkomende functies van een boekhoudprogramma.

Grootboekadministratie

Ongeacht welk boekhoudprogramma je gebruikt, zal je hoe dan ook het boekhoudprogramma gebruiken voor je grootboekadministratie. Dit gebeurt aan de hand van mutaties of journaalposten die door middel van invoerschermen worden ingegeven. Een voorbeeld hiervan is het vastleggen van een ontvangen inkoopfactuur.

Bij iedere transactie wordt het bedrag aan een specifieke grootboekrekening toegekend. Op basis van deze mutaties kan er een verlies- en winstrekening en een balans worden vervaardigd. Ook fiscale documenten worden automatisch opgesteld en het is zelfs mogelijk om via het boekhoudprogramma de aangifte omzetbelasting elektronisch te verrichten.

Offertes aanmaken en budgetteringstools

Naast de basisfuncties zijn er vaak nog heel wat extra functies mogelijk. Over het algemeen heeft een boekhoudprogramma ook budgetteringstools. De gerealiseerde cijfers kunnen dan eenvoudig met de gebudgetteerde cijfers worden vergeleken, waardoor het gemakkelijker is om tijdig in te grijpen en bij te sturen.

De meeste boekhoudprogramma’s staan je daarnaast toe om offertes te maken en op te volgen. Aan de offerte kan een geldigheidsduur worden gekoppeld, zodat je indien nodig tijdig nog even contact opneemt met de potentiële klant om hem te activeren. Gaat de klant akkoord met de offerte? Dan kan je het in een enkele klik in een factuur omzetten.

Relaties en voorraden beheren

Steeds vaker beschikken boekhoudprogramma’s over relatiebeheerfuncties, waarbij meer dan alleen de crediteuren en de debiteuren te beheren zijn. Er kunnen dan ook extra gegevens aan relaties worden gekoppeld, zoals hun telefoonnummer of mailadres. Al deze gegevens worden centraal opgeslagen.

Verder beschikken boekhoudprogramma’s soms over voorraadbeheertools. Via voorraadbeheertools is het mogelijk om voorraden per artikel bij te houden en om per artikel gedetailleerde informatie te bekijken, bijvoorbeeld met betrekking tot het aantal verkopen. Vaak kan je ook eenvoudig zien waar het specifieke product zich bevindt en kan je samengestelde artikelen definiëren.

Inkoop- en urenregistratietools

Sommige boekhoudprogramma’s beschikken over inkooptools, waarbij het boekhoudprogramma in staat is om besteladvies uit te vaardigen op basis van diverse stamgegevens die per artikel worden ingegeven. Het opvolgen van orders kan dan ook veelal gebeuren met behulp van het boekhoudprogramma.

Ten slotte merken we dat steeds meer boekhoudprogramma’s over urenregistratiesoftware beschikken. Bij urenregistratiesoftware is het mogelijk om de gepresteerde uren te registreren, bijvoorbeeld om ze later te factureren of om ze te gebruiken in het kader van de ondernemingsaftrek.

Boekhoudprogramma’s met elkaar vergelijken

De mogelijkheden en functies van een boekhoudprogramma kunnen met andere woorden sterk verschillen. Bij sommige boekhoudprogramma’s ben je beperkt tot het bijhouden van de verschillende rekeningen en het genereren van fiscale documenten, terwijl andere boekhoudprogramma’s over voorraadbeheertools en inkooptools beschikken of de mogelijkheid aanbieden om offertes en facturen aan te maken.

Bij sommige boekhoudprogramma’s zijn deze extraatjes standaard inbegrepen, maar vaak worden ze aan de hand van extra modules aangeboden. Dit is onder andere het geval bij Silvasoft. Het is verder opvallend dat er geen directe relatie is tussen het aantal functionaliteiten en de prijs. Pakketten met veel functionaliteiten kunnen zowel duur als goedkoop zijn en voor de pakketten met weinig functionaliteiten geldt net hetzelfde. Daarom is het belangrijk om boekhoudprogramma’s altijd goed met elkaar te vergelijken.