Is een boekhoudprogramma verplicht?

Een boekhoudprogramma gebruiken is in beginsel niet verplicht, maar het is wel aan te raden. Zonder een goed boekhoudprogramma kan je zelfs flink in de problemen komen. Wij leggen uit hoe dit komt en waarom je maar beter een goed boekhoudprogramma kan gebruiken.

In theorie is een boekhoudprogramma niet verplicht

In Nederland moet je verplicht een boekhouding bijhouden en je administratie bewaren. Enkel hiermee kan de fiscus controleren of je belastingaangifte wel correct is. De fiscus kan deze gegevens altijd opvragen en kan je ook om bijkomende inlichtingen vragen. Als je een boekhoudprogramma hebt, is het heel gemakkelijk om op de vragen van de fiscus te antwoorden. Toch is het niet zo dat een boekhoudprogramma verplicht te gebruiken is. Wel moet je boekhouding aan de eisen van de Belastingdienst voldoen.

Hiervoor moet je verschillende gegevens bijhouden, zoals de ontvangen facturen, de kopieën van verzonden facturen, de kasadministratie, kassabonnen, bankafschriften enzovoort. Eventueel dien je ook je contracten, agenda’s, correspondentie, rittenadministratie en urenregistratie te bewaren, als dit van toepassing is op jouw onderneming. Als je personeel in dienst hebt, moet je nog meer bewaren. Denk bijvoorbeeld aan een kopie van het identiteitsbewijs van werknemers of een verklaring loonbelasting.

Boekhouding moet voldoende overzichtelijk zijn

Veel van deze gegevens kan je ook bijhouden zonder dat je een boekhoudprogramma gebruikt. Je zal de gegevens dan zelf duidelijk en goed moeten ordenen, zodat de Belastingdienst alles binnen een redelijke termijn kan controleren. Een schoendoos met alle documenten bijhouden, volstaat dus niet. Als je administratie een rommeltje is, kan de fiscus het een en ander op eigen houtje vaststellen. Dit is allesbehalve in jouw voordeel.

Bewaartermijn en het maken van back-ups

Je administratie digitaal bewaren krijgt sowieso de voorkeur, maar als je administratie heel beperkt is, is er in principe niks mis met het op papier te bewaren. Verder dien je je administratie minstens zeven jaar te bewaren. Voor sommige informatie geldt er zelfs een langere bewaartermijn, dit is bijvoorbeeld het geval bij gegevens met betrekking tot onroerende zaken. Je mag deze informatie en documenten niet zomaar verliezen, waardoor je maar beter kan investeren in manieren om back-ups te maken. In het verleden liepen ondernemers al tegen problemen aan toen hun computer crashte. Een ondernemer die zijn rittenadministratie kwijtraakte, moest bijvoorbeeld alsnog een bijtelling betalen. Tja, de bewijslast ligt nu eenmaal bij jou en jij moet maar back-ups maken.

Persoonsgegevens voldoende beveiligen

Je administratie bevat vaak heel wat persoonlijke gegevens, zoals identiteitsbewijzen van werknemers of persoonsgegevens van consumenten. Hierdoor moet je ook rekening houden met de privacyregels. Een van de belangrijkste regels is dat je de persoonsgegevens veilig moet opslaan en afdoende moet beveiligen. Als je geen boekhoudprogramma gebruikt, zal je zelf moeten investeren in verregaande beveiligingsmaatregelen.

Is een boekhoudprogramma verplicht? Nee, maar …

Je merkt het: hoewel een boekhoudprogramma in theorie niet verplicht is, is het in de praktijk wel aan te raden. Met een boekhoudprogramma bewaar je alle nodige gegevens en zorg je ervoor dat je de informatie waar de fiscus om verzoekt, vlot kan voorleggen. Tegelijkertijd hoef je je niet druk te maken om back-ups en ben je zeker dat de persoonsgegevens goed zijn beveiligd. Verplicht of niet, wij raden aan om een goed boekhoudprogramma te gebruiken.