Hoe schrijf ik dubieuze debiteuren af?

Schrijf het maar op een blaadje papier: vroeg of laat krijg je te maken met dubieuze debiteuren. Het gaat financieel niet altijd goed met klanten en soms zal je dan ook eens achter het net vissen. Een goed ondernemer is daarop voorbereid en legt alvast een voorziening aan.

Wat zijn dubieuze debiteuren?

Dubieuze debiteuren zijn debiteuren die op rekening hebben gekocht en waarbij het niet langer zeker is dat ze ooit nog hun facturen zullen betalen, bijvoorbeeld omdat ze in financieel woelig water verkeren of omdat de betaling nu al heel lang aansleept en het niet rendabel is om erachteraan te gaan. Vrijwel iedere ondernemer krijgt vroeg of laat te maken met dubieuze debiteuren. Ongeveer drie procent van de rekeningen in Nederland zijn oninbaar. Een correcte verwerking van dubieuze debiteuren is belangrijk omdat je niet zomaar een creditnota mag opstellen, terwijl je natuurlijk wel de reeds betaalde btw terug wil zien.

Hoe verwerk ik dubieuze debiteuren in mijn boekhouding?

Er zijn drie manieren waarop je dubieuze debiteuren boekhoudkundig kunt verwerken. Wat de beste methode is, verschilt van bedrijf tot bedrijf. Je doet er goed aan om na te gaan hoe vaak je met dubieuze debiteuren te maken krijgt en op basis hiervan een geschikte methode te kiezen.

Direct write-off

In de eerste plaats kan je de dubieuze debiteuren pas verwerken wanneer de rekening ook effectief oninbaar is, bijvoorbeeld omdat de klant failliet is. Het afboeken mag je dan enkel doen wanneer je helemaal zeker bent dat de klant de vordering niet meer zal betalen.

Stel bijvoorbeeld dat je in oktober 2019 een factuur naar je klant stuurt met een betalingstermijn van 30 dagen. In december 2019 heb je nog steeds geen betaling ontvangen en telefoneer je even naar je klant. In maart 2020 volgt vervolgens een schriftelijke aanmaning en in april stuur je er een incassobureau op af. Het incassobureau laat je vervolgens weten dat de klant failliet is gegaan. Het verlies mag je pas boeken in 2020 omdat je pas dan wist dat de klant failliet was. In 2019 betaal je dus nog steeds belastingen op de inkomst, maar in 2020 mag je het verlies dan weer van je andere inkomsten afschrijven.

Statisch afschrijven van facturen

Op basis van de gegevens van vorige jaren kan je bepalen welk bedrag waarschijnlijk oninbaar zal zijn. Je kan het bedrag van vorig jaar overnemen of een gemiddelde nemen van de voorbije jaren. Hiervoor leg je een fiscale voorziening aan. Pas achteraf zal duidelijk worden of de voorziening te ruim of te klein was. Dan moet je dit corrigeren in functie van het werkelijk bedrag. Je hoeft hierbij niet de historische gegevens te gebruiken, maar je kan bijvoorbeeld ook rekening houden met de crisis in je sector. Het correct ramen blijft wel belangrijk.

Deze methode is over het algemeen geschikt voor bedrijven die vrij constante cijfers kunnen voorleggen, met een voorspelbare groei.

Dynamisch afschrijven van facturen

Op basis van historische gegevens kan je ook nagaan hoeveel procent van je omzet bestaat uit dubieuze debiteuren. Dit percentage pas je dan toe op alle uitgaande facturen. Ook hier ga je het achteraf corrigeren.

Het voordeel van deze methode is dat je afschrijving verband houdt met je werkelijke omzet. Hierdoor is het beter geschikt voor groeibedrijven of voor bedrijven waar het economisch wat moeilijker gaat. Uiteraard kan je hier ook rekening houden met economische factoren.