Hoe boek ik een verkoop?

Bij een onderneming is het natuurlijk de bedoeling dat er wordt verkocht of dat er diensten worden geleverd. Deze verkopen of prestaties moeten ook in de administratie worden verwerkt. Hoe dit moet gebeuren, is natuurlijk afhankelijk van verschillende zaken. Zo zal de verkoop aan een Nederlandse consument anders worden verwerkt dan de verkoop aan een zakelijke klant in Duitsland. Hieronder vind je verschillende voorbeelden.

Klassieke verkoop aan een Nederlandse klant

Laten we vertrekken van een eenvoudige verkoopfactuur van 100 euro aan een Nederlandse klant, waarop ook 21% omzetbelasting moet worden berekend. Bij het verzenden van de factuur boeken we de omzet en het feit dat er een vordering op de klant ontstaat. Een eventuele voorraadwijziging moet via het memoriaal worden verwerkt. We maken hierbij gebruik van rekeningen voor het hoog btw-tarief van 21%.

Verkoop aan Nederlandse klant met meerdere btw-tarieven

Er zal niet altijd sprake zijn van alleen een hoog of een laag btw-tarief: soms zullen ze ook alle twee op één factuur te vinden zijn. Stel nu dat 100 euro onderhevig is aan het hoog btw-tarief van 21% en 10 euro aan het verlaagde btw-tarief van 9%. We boeken dan:

Creditnota voor de klant

Het kan natuurlijk dat de klant niet helemaal tevreden was over het geleverde product, er een fout op de factuur stond of de klant het product heeft geretourneerd. Er moet dan een creditnota worden opgesteld zodat de vordering op de klant afneemt. Stel bijvoorbeeld dat het hier gaat om een creditnota van 20 euro (exclusief 21% btw). We boeken dan gewoon het omgekeerde van bij een gewone factuur.

Verkopen aan een buitenlandse klant

Bij leveringen buiten de EU stellen er zich geen problemen. Er hoeft dan geen btw in rekening te worden gebracht en dit kan dan gewoon buiten beschouwing worden gelaten. Het volstaat om zich te beperken tot de opbrengsten- en de debiteurenrekening. Bij een verkoop binnen de EU is er mogelijk sprake van een intracommunautaire levering aan een zakelijke klant. Ook dan hoeft er geen btw in rekening te worden gebracht. We boeken bijvoorbeeld (boeking naar een zakelijke EU-klant):

De klant betaalt de factuur

In bovenstaande situaties is er telkens een vordering op de klant ontstaan. Deze vordering blijft bestaan tot wanneer de klant tot betalen overgaat of tot wanneer duidelijk wordt dat de klant nooit zal betalen, bijvoorbeeld door een faillissement. We gaan hier uit van een gunstige situatie en we boeken een ontvangen betaling van 100 euro:

Verkopen verwerken via boekhoudsoftware

Wie boekhoudsoftware gebruikt, hoeft zich over deze boekingen en rekeningen geen zorgen te maken. Het volstaat dan om via een invulscherm een nieuwe factuur in te geven of om gewoon een factuur vanuit het softwaresysteem aan te maken. Op basis van de ingevulde gegevens wordt de factuur dan automatisch op de juiste manier verwerkt. Ontdek de beste boekhoudprogramma’s en probeer het vooral zelf even gratis uit.