Een nieuw boekjaar: de administratie begint met een schone lei

Op het einde van het boekjaar, wat niet automatisch gelijkloopt met het einde van het kalenderjaar, moet je een aantal administratieve handelingen verrichten om je administratie voor het volgende boekjaar klaar te maken. Hieronder leggen we het een en ander voor je uit.

Resultatenrekeningen bij de start van het nieuwe jaar

Gedurende het boekjaar heb je netjes de grootboekrekeningen bijgewerkt en dit heeft in winst of verlies geresulteerd. Als je winst hebt gemaakt, en dat is toch het grote doel van het ondernemerschap, moet je daar iets mee aanvangen. Je voegt het toe aan het eigen vermogen. De onderneming wordt rijker. Deze overboeking dien je natuurlijk wel in je administratie te verwerken. Daarom moet je het dan ook op de rekening eigen vermogen crediteren.

Het kan natuurlijk ook dat je verlies hebt gemaakt, wat dan weer niet het doel is van het ondernemerschap. Dat verlies moet je eveneens verwerken door het eigen vermogen aan te tasten, te debiteren. Door deze boekingen uit te voeren komen de kosten- en opbrengstenrekeningen opnieuw op nul te staan en kan je aan het nieuwe boekjaar beginnen.

Jaarovergang en de balansrekeningen

Op het einde van het boekjaar moet je de balansrekeningen afsluiten. Je zet ze dus niet op nul, maar je opent een nieuwe balansrekening voor het volgende boekjaar. Deze nieuwe balansrekening start bij de toestand op het moment dat het wordt opgemaakt. Het saldo op het moment van het afsluiten van de vorige balansrekening vormt dus het beginsaldo van de nieuwe balansrekening. De vroegere overzichten gebruik je om aan te tonen hoe het nieuwe beginsaldo tot stand is gekomen.

Gevolgen voor de subadministratie

Mogelijk heb je voor sommige grootboekrekeningen een subadministratie bijgehouden. Dat is bijvoorbeeld het geval voor debiteuren en crediteuren. Net als de andere balansrekeningen sluit je deze subrekeningen op het einde van het boekjaar af. Volgend jaar kan je hier dus andere subrekeningen of kaarten voor gebruiken. Wel is het zo dat je bij de start van de nieuwe administratie allicht te maken krijgt met onbetaalde facturen, waardoor deze debiteuren en crediteuren meteen weer in de nieuwe administratie worden opgenomen. Hiermee ga je dus wel verder.

Jaarovergang automatiseren met boekhoudsoftware

Het klaarmaken van de nieuwe administratie is een intensief werkje, maar met boekhoudsoftware is dit verregaand geautomatiseerd en hoef je je hier geen zorgen om te maken. Toch wil dat niet zeggen dat je helemaal niks meer hoeft te doen. Dit kan echter van pakket tot pakket verschillen. In sommige boekhoudpakketten moet je bijvoorbeeld zelf even op een knopje drukken om aan te geven dat het vorige boekjaar wordt afgesloten en een nieuwe boekjaar ontstaat.

Ook de mate van automatisering verschilt soms sterk. Bij sommige pakketten moet je telkens opnieuw allerlei gegevens invullen, terwijl andere pakketten automatisch stamgegevens ophalen zonder dat je daar nog extra moeite voor hoeft te doen.

Boekhoudsoftware maakt het begin van een nieuw boekjaar dus veel eenvoudiger, maar niet elk boekhoudprogramma gaat even ver in de automatiseermogelijkheden. Bij het kiezen van boekhoudsoftware is dit toch iets om op te letten. Vraag gratis proefaccounts aan en ontdek vandaag nog de mogelijkheden.