Hoe boek ik de aankoop van een telefoon met een abonnement?

Veel telefonieproviders bieden telefoonabonnementen aan met een telefoon. Niet alleen consumenten kunnen op deze manier een smartphone kopen zonder dat een grote investering zich meteen opdringt, want ook voor ondernemers behoort het tot de mogelijkheden. In de praktijk koop je gewoon de smartphone en doe je daarvoor een aanbetaling. Daarnaast betaal je maandelijks je abonnement en los je maandelijks af voor het resterende bedrag van je smartphone. Als we dit als een boekhoudpurist zouden behandelen, wordt het al snel behoorlijk complex. Gelukkig accepteert de Belastingdienst ook een eenvoudigere werkwijze.

Theoretische benadering maakt het nodeloos ingewikkeld

Als je de strikte boekhoudregels zou respecteren, wordt het al snel heel ingewikkeld. Een smartphone is namelijk geen goedkope investering en gebruik je meerdere jaren, waardoor er in principe sprake is van een bedrijfsmiddel. Gedurende vijf jaar dien je de smartphone af te schrijven. Bovendien is het bij veel aanbieders zo dat je bij de aanbetaling van de smartphone alvast de btw van de telefoon dient te betalen, zo hoeft de telefonieprovider deze btw niet voor te schieten.

Bij de maandelijkse aflossing betaal je dus geen btw meer. Maar een deel van de maandelijkse factuur heeft betrekking op het abonnement en daarop dien je wel btw te betalen, dus in theorie zou je alles moeten uitsplitsen. Om het nog wat complexer te maken, heeft de afrekening altijd betrekking op twee perioden. Enerzijds betaal je de abonnementskosten over de volgende maand en anderzijds betaal je de meerkosten van de vorige maand, bijvoorbeeld omdat je meer belde of sms’te dan wat in het abonnement begrepen zat.

Als je alles zou boeken volgens de regels van de kunst, wordt het behoorlijk complex en tijdrovend. Over een periode van een jaar moet je al snel vijftig handmatige boekingen uitvoeren en dat gewoon voor een smartphone en een telefonieabonnement.

Gewoon boeken als kantoorkosten is gelukkig ook goed

Wat de telefoon met een abonnement betreft, stelt de Belastingdienst zich gelukkig niet streng op. De Belastingdienst accepteert namelijk dat je het een en ander gewoon als kantoorkosten boekt, zonder dat je de smartphone als bedrijfsmiddel opneemt. Ook is het niet nodig om allerlei uitsplitsingen te maken, het volstaat om gewoon de maandelijkse factuur als kantoorkost te verwerken.

In de praktijk zal je dus gewoon maandelijks de factuur als kantoorkosten boeken en 21% btw berekenen, zonder uitsplitsingen te maken. Ook als de factuur wel al uitsplitsingen maakt tussen de aflossing, de aanbetaling van het abonnement en de afrekening van het abonnement, is het niet nodig om hier rekening mee te houden.

Voor de Belastingdienst is deze aanpak goed, omdat de kosten voor de telefoon via de aanbetalingen sowieso al over de gebruiksduur worden gespreid, net zoals dat ook bij afschrijvingen wordt gedaan. Bovendien vraag je via deze werkwijze niet meer btw terug dan dat je betaalt. Het is wel belangrijk dat je dit consequent en vanaf het begin zo doet. Als je de smartphone al als bedrijfsmiddel hebt verwerkt, kan je je niet zomaar bedenken. Dan zal je wel degelijk de facturen moeten uitsplitsen.