Hoe boek ik een betaalde borg voor een huurauto?

Als je een borg betaalt, bijvoorbeeld voor een gehuurde auto, dan ben je dat geld in principe niet kwijt. Als je de auto netjes terugbezorgt en geen schade rijdt, krijg je de borg gewoon terug. Met het betalen van een borg los je geen schuld af, het is louter een garantie dat jij jouw verbintenissen zal nakomen. Hierdoor wordt een borg op een bijzondere manier in je boekhouding verwerkt. We leggen de voornaamste principes hiervan uit en dit aan de hand van het voorbeeld van een gehuurde auto.

Betalen van een borg en verschuivingen aan de activazijde

Als je een auto huurt, zal het verhuurbedrijf je meestal vragen om een borg te betalen. Bij het betalen van een borg doe je iets bijzonders, want je maakt geld over aan een ander bedrijf en dit zonder dat je een schuld hebt bij dit bedrijf. Een borg betaal je dan ook ter garantie dat je eventuele latere schulden, bijvoorbeeld voor schade aan de huurauto, zal betalen. Het verhuurbedrijf kan dan meteen het een en ander verrekenen en de borg voor zich houden. Wanneer je een borg betaalt, moet je dit natuurlijk wel in je boekhouding verwerken.

Boekhoudkundig staat een borg eigenlijk gelijk aan het omruilen van geld dat op jouw bankrekening staat voor een vordering op het bedrijf dat de borg betaalt, net zoals dat bijvoorbeeld het geval zou zijn bij een lening. Er treedt met andere woorden een balansverschuiving op en dit louter aan de linkerzijde van de balans. Dit is de zijde met de activa of wat je bezit, zoals je kassaldo, je banksaldo en je vorderingen. Bij het betalen van een borg zal bijvoorbeeld je banksaldo verminderen en nemen je vorderingen toe. Het totaal van de activa blijft met andere woorden gelijk en aan de passivazijde wijzigt er niks.

Hetzelfde gebeurt als je de betaalde borg bij het terugbrengen van de auto volledig terugkrijgt. Dan neemt je vordering op het verhuurbedrijf af en neemt bijvoorbeeld het banksaldo toe. Opnieuw blijft het totaal van de activa hetzelfde en wijzigt er niks aan de passivazijde.

Schade aan de auto en het aflossen van een schuld

Het kan natuurlijk dat je schade hebt gereden en dat je deze schade moet vergoeden, bijvoorbeeld omdat er sprake is van een franchise. Op dat moment ontstaat er een schuld ten opzichte van het verhuurbedrijf. Er gebeurt dus wat aan de rechterzijde van de balans, waar je passiva staan.

Het verhuurbedrijf zal dan ­aan schuldvergelijking doen: het legt de borg die het aan jou moet teruggeven tegenover de schuld die jij bij het verhuurbedrijf hebt en het streept het tegenover elkaar af. Hij moet jou bijvoorbeeld 500 euro en jij moet hem 500 euro. Door deze bedragen weg te strepen, is de kous af.  Dat is ook hoe jij het in je boekhouding moet verwerken: je ‘betaalt’ de schuld door middel van de borg, waardoor je schuldvordering op het verhuurbedrijf afneemt.

Als de borg groter is dan de schuld, dan krijg je een deel van de borg terug. Een deel wordt namelijk weggestreept en het overige deel krijg je terug. Voor het deel dat je terugkrijgt, treedt er zoals eerder aangehaald een verschuiving op aan de linkerzijde van de balans. Als de borg onvoldoende groot is, zal je extra moeten betalen om de schuld te voldoen. De volledige borg wordt dan weggestreept en een deel van de schuld zal je nog steeds moeten betalen. Hierbij zal het kassaldo of het banksaldo worden aangewend en vervolgens afnemen.