Hoe boek ik als zzp’er een kilometervergoeding?

Wanneer je als zzp’er met een zakelijke auto rijdt, zijn alle kosten voor eigen rekening en moet je ook een zakelijke autoverzekering afsluiten. Daarnaast krijg je ook nog eens te maken met de bijtelling. Veel zzp’ers maken daarom zakelijk gebruik van hun privéwagen en kennen zich een kilometervergoeding toe. De enige voorwaarde is dat het vervoermiddel niet in de zaak is ondergebracht.

Hoe werkt zakelijke kilometerkosten declareren?

Wanneer je als zzp’er met een privéauto (je rijdt meer dan 500 km privé met de wagen) ook zakelijke ritten maakt, kan je een bedrag van maximaal € 0,19 per kilometer aftrekken bij de inkomstenbelastingaangifte. Ook als je een privéfiets gebruikt, is dat het geval. Het is wel zo dat alle kosten in die € 0,19 begrepen zijn. Je kan daarnaast dus niet nog eens de verzekering of het onderhoud van je fiets zakelijk inbrengen.

Hoe dan ook moet je de zakelijke kilometers wel kunnen bewijzen. De Belastingdienst moet nu eenmaal kunnen controleren of het aantal kilometers wel degelijk zakelijk zijn. Die kilometerregistratie valt onder de fiscale bewaarplicht en moet je dus ook zeven jaar bewaren. Een kilometerregistratie-app is de eenvoudigste oplossing.

Het bedrag van € 0,19 geldt natuurlijk alleen ten opzichte van de Belastingdienst. Ten opzichte van een opdrachtgever kan je dus perfect een hogere kilometervergoeding factureren. Op die kilometervergoeding betaal je dan wel belastingen.

Hoe boek ik de kilometervergoeding

Als zzp’er is de kilometervergoeding eigenlijk gewoon een fiscale aftrekpost. Daarom moet je het gewoon even van je winst- en verliesrekening aftrekken. Het gaat met andere woorden om een zakelijke kost die echter alleen op papier bestaat. Hiervoor boek je gewoon de reiskost (aantal kilometers x € 0,19) op het einde van het jaar in. In de meeste boekhoudprogramma’s gaat dat heel eenvoudig en is alles al vooraf geconfigureerd. In het andere geval doe je het zelf en geef je natuurlijk aan dat er geen btw van toepassing is (€ 0,00). Vergeet niet om ook de rittenadministratie als bijlage toe te voegen.

Omdat het enkel om een theoretische kost gaat, ben je niet verplicht om de kilometervergoeding ook effectief te betalen. Je kan ervoor kiezen om de betaalde kilometervergoeding gewoon privé te dragen. Wil je daarentegen het geld overmaken van je zakelijke rekening, dan gaat het om een eenvoudige privé-opname.

Tip: koppel rittenadministratie-app met boekhoudsoftware

Als je een rittenadministratie-applicatie gebruikt, is het soms mogelijk om deze te koppelen met de boekhoudsoftware. Dan worden de bewijsstukken niet alleen automatisch opgeladen, maar zullen ook de noodzakelijke boekingen volledig automatisch verlopen. Uiteraard kan je er ook dan voor kiezen om al dan niet een privé-opname te doen.

Het is wel belangrijk dat je vooraf even nagaat of je de boekhoudsoftware wel met rittenadministratie-applicaties kan koppelen. Goed vergelijken is daarbij de boodschap. Via onze vergelijkingstool is boekhoudprogramma’s vergelijken nog eenvoudiger. Gebruik de vergelijkingstool vandaag nog en vind boekhoudsoftware die je eenvoudig aan je rittenadministratietools koppelt.