Vergeten van een factuur in de btw-aangifte: wat nu?

Het ondernemerschap kent veel verplichtingen en is vaak een beetje hectisch. Van vergaderingen en projecten tot de administratie, alles vereist aandacht en precisie. Maar, zoals elke ondernemer wel zal beamen, soms kan zelfs de meest georganiseerde professional een detail over het hoofd zien. Neem bijvoorbeeld de btw-aangifte, een belangrijk onderdeel van je administratie. Stel je het even voor: na het met veel zorg invullen en verzenden van je aangifte, ontdek je plotseling een factuur die over het hoofd is gezien. De eerste reactie is vaak paniek, want zo klopt je btw-aangifte niet meer! Maar gelukkig biedt de Belastingdienst oplossingen voor dergelijke situaties.

Het onverwachte scenario: factuur vergeten in btw-aangifte

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt. De aangifte is verstuurd, de administratie lijkt volledig te zijn, en dan… het onverwachte. Een factuur die verstopt zat in een kastje of die je digitaal over het hoofd hebt gezien. Een missend document dat ervoor zorgt dat je btw-aangifte niet langer klopt. Het vergeten van een factuur zorgt er uiteraard voor dat je boekhouding onjuist is. Financiële beslissingen nemen op basis van een incomplete boekhouding is geen goed idee. Daarnaast loop je het risico op het mislopen van btw-teruggaven of juist op het niet correct betalen van de verschuldigde btw. Dit kan problemen opleveren met de Belastingdienst, zeker als dergelijke fouten zich herhaaldelijk voordoen.

Wat te doen bij een vergeten factuur in de btw-aangifte

Gelukkig is er nog geen reden voor paniek. De Belastingdienst is zich ervan bewust dat vergissingen kunnen gebeuren en heeft procedures opgesteld om dergelijke fouten te rectificeren. Zo kun je de factuur gewoon doorschuiven naar een latere periode, op voorwaarde dat het gaat om een factuur met een waarde van minder dan 1.000 euro. Dit betekent bijvoorbeeld dat als je een factuur uit de maanden januari, februari of maart bent vergeten in de eerste aangifte van het jaar, je deze kunt opnemen in de tweede btw-aangifte van dat jaar. Belangrijk is wel dat je in je boekhoudprogramma de originele factuurdatum aanhoudt. Zodra de volgende aangifte is verzonden, zijn de vergeten facturen correct verwerkt.

Een alternatieve methode voor ondernemers die hun vergeten facturen niet direct willen of kunnen aanpassen, is om aan het einde van het jaar een correctie uit te voeren. Hierbij wordt een totaaloverzicht gemaakt van alle btw-aangiftes gedurende het jaar. Er wordt dan nagegaan of het totaal van de aangiftes overeenstemt met de volledige boekhouding op dat moment. Eventueel later toegevoegde of verwijderde facturen kunnen middels deze correctieve aangifte worden meegenomen in de btw-aangifte. Het komt er dus op neer dat je een aanvullende btw-aangifte doet om de vergeten facturen alsnog te verwerken.

Voorkom vergeten facturen in de btw-aangifte met een goed boekhoudprogramma

Een goed boekhoudprogramma is specifiek ontworpen om de administratieve lasten te verlichten en vergissingen te voorkomen. Dit komt door de vele nuttige functies, zoals automatische herinneringen, koppelingen met je bankrekening en het scannen en digitaliseren van fysieke facturen. Wanneer je bijvoorbeeld een uitgave doet, kan het programma automatisch controleren of alle gerelateerde facturen correct zijn ingevoerd. Bovendien kunnen veel van deze systemen anticiperen op periodieke facturen en je waarschuwen als een te verwachten factuur ontbreekt.