Hoe boek ik een zakelijke lunch?

Een zakelijke lunch met een klant of een relatie is vaak meer dan alleen een maaltijd. Het is een kans om de relaties te versterken, zaken te bespreken en omzet te creëren. Eigenlijk is zo’n lunch voor een groot deel zakelijk, maar ook niet helemaal: wat je in je buikje hebt gestoken, is namelijk een privé-uitgave. De zakelijke mogelijkheden zijn dat niet. Daarom hoeft het niet te verbazen dat er sprake is van een beperkte aftrek. Hoe zit dit en hoe boek je een zakelijke lunch? Dat ontdek je op deze pagina.

Het boeken van een zakelijke lunch

Bij de meeste boekhoudprogramma’s is het boeken van een zakelijke lunch heel eenvoudig. Stel, je hebt geluncht met een klant en de totale kost was € 125, inclusief een fooi van € 5,00. Hiervoor maak je een boeking aan in je boekhoudprogramma. Meestal kan je hiervoor eenvoudigweg de categorie “Lunch en diner” of “Restaurantkosten” aanduiden. Het boekhoudprogramma weet dan automatisch hoe het de boeking moet verwerken. Voer in het boekhoudprogramma het totaalbedrag inclusief de fooi in. Om latere discussies te vermijden, is het belangrijk dat je vermeldt met wie je hebt geluncht en waarom. Als de controleur hier vragen over heeft, kan je dan eenvoudig antwoorden. Geef ook de btw-bedragen in en controleer nog even de aftrekpercentages. De btw wordt in principe niet afgetrokken en er zal sprake zijn van niet-aftrekbare kosten.

Beperkte aftrek bij een zakelijke lunch

Kosten voor lunches en diners zijn niet volledig aftrekbaar, maar wel voor een groot deel. Zelfs als je niet had gewerkt, zou je waarschijnlijk die dag hebben gegeten. Door te lunchen met een klant heb je een bepaalde uitgave privé niet gemaakt. En dus is de lunch niet volledig aftrekbaar. Het aftrekbare percentage bedraagt 73,5% bij een bv, een nv of een stichting. Bij een vof, een maatschap of een eenmanszaak gaat het om 80%. Respectievelijk 26,5% of 20% van de uitgave zal een niet-aftrekbare kost zijn. Er is ook een optie waarbij je kiest voor een niet-aftrekbare drempel van € 4.500. Na het bereiken van deze drempel zijn alle overige kosten wél aftrekbaar.

In veel landen, waaronder Nederland, is het geven van een fooi een gangbare praktijk. Een normale fooi is dus ook gewoon een zakelijke uitgave. Het is daarom van belang dat je het totale bedrag, inclusief de fooi, in je boekhouding verwerkt. De beperkte aftrek geldt ook voor de fooi. Je kunt dus gewoon het totale bedrag in jouw boekhoudprogramma invoeren.

Eten tijdens overwerk

Als je vanwege overwerk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, worden deze maaltijdkosten beschouwd als ‘een maaltijd met meer dan bijkomstig zakelijk belang’. Deze kosten zijn zakelijke kosten. Net als andere maaltijden zijn ze slechts beperkt aftrekbaar en is de btw niet aftrekbaar. Ook consumpties onderweg bij een dienstreis op grote afstand van het werkadres kunnen als zakelijk worden beschouwd. Het gaat dan om dienstreizen van meer dan vier uur van de werkplek. Het betreft enkel kleine consumpties, bijvoorbeeld een broodje.