Betalingstermijnen in Nederland

Een factuur verzenden is één ding, maar ervoor zorgen dat deze op tijd wordt betaald, is een heel ander verhaal. Als ondernemer is het essentieel om de juiste betalingstermijn te kiezen. Dit is niet alleen belangrijk voor jouw eigen financiële stabiliteit, maar ook om een goede relatie met je klanten te onderhouden. Er bestaan wettelijke regels over de betalingstermijnen die je mag hanteren. De wettelijke betalingstermijnen voor bedrijven, grootbedrijven, consumenten en de overheid zijn steeds anders geregeld.

Wettelijke betalingstermijn en persoonlijke keuze

Voordat je zelf een keuze maakt, is het goed om te weten welke wettelijke richtlijnen er zijn rondom betalingstermijnen in Nederland. Wanneer je zakendoet met andere bedrijven moet je rekening houden met de Europese Richtlijn voor bestrijding van betalingsachterstand in het zakelijk verkeer. Heb je geen specifieke betalingstermijn afgesproken? Dan is de standaardtermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur van toepassing. Maar je bent niet strikt gebonden aan deze 30 dagen. In overleg kunnen bedrijven een andere termijn overeenkomen, bijvoorbeeld van 15 dagen of van 45 dagen. Dit kan tot 60 dagen. Wil je een termijn van meer dan 60 dagen? Dan kan dit enkel als je kan aantonen dat dit geen nadelige gevolgen heeft voor beide partijen. Als grootbedrijven zakendoen met zelfstandige ondernemers en mkb-bedrijven, moet het grootbedrijf echter altijd binnen 30 dagen betalen. Ook als er een langere termijn is afgesproken.

Bij het zakendoen met consumenten is er meer vrijheid, want er is geen wettelijke betalingstermijn van toepassing. Je kiest dus samen de betalingstermijn en neemt deze op in het contract of in de algemene voorwaarden. Een betalingstermijn van meer dan 60 dagen is hier mogelijk. Als je dan weer zakendoet met overheidsinstanties, ligt het iets anders. De standaard betalingstermijn is dan 30 dagen. Daarbij maakt de overheid gebruik van standaard inkoopvoorwaarden. Slechts bij wijze van uitzondering kan de betalingstermijn worden verlengd tot 60 dagen.

Kortere betalingstermijn mag altijd

Hoewel de wettelijke kaders duidelijk zijn, bieden ze nog altijd ruimte voor flexibiliteit. Als leverancier kan je met een kortere betalingstermijn je cashflow een boost geven. Je zet dan bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden dat de betalingstermijn 14 dagen bedraagt. Dit kan voordelig zijn, maar het is wel belangrijk om realistisch te blijven. Een termijn van 3 dagen zou bijvoorbeeld niet praktisch zijn.

Ongeacht de betalingstermijn die je kiest, zorg je er altijd voor dat deze duidelijk is voor je klanten. De termijn moet zichtbaar zijn op zowel je offerte als op je factuur. En vergeet niet om het ook in je algemene voorwaarden of in het contract te vermelden. Door een online boekhoudprogramma te gebruiken, kun je gemakkelijker zicht hebben op je openstaande facturen en bijhouden welke klanten nog moeten betalen. Moderne programma’s bieden ook de mogelijkheid om automatische herinneringen en aanmaningen te sturen, wat het proces efficiënter kan maken.

Ingrijpen als betalingen uitblijven

Mocht een klant niet op tijd betalen, dan zijn er wettelijke maatregelen die je kunt nemen. Je hebt recht op een standaardvergoeding van 40 euro, eventueel aangevuld met een vergoeding voor juridische kosten of incassokosten en rente voor de periode dat de klant niet betaalt nadat de betalingstermijn is verstreken. Voor consumenten ben je verplicht om eerst een kosteloze aanmaning te verzenden, maar voor bedrijven geldt deze verplichting niet. Bij B2B-transacties kun je de incassoprocedure volgen die in je algemene voorwaarden is opgenomen.