Wat is een auditfile?

Boekhoudsoftware bevat vaak veel informatie over je onderneming. Er zijn echter veel boekhoudprogramma’s en lang niet altijd zijn er koppelingen voorzien. Via een auditfile kan je alsnog communiceren met analysesoftware. Niet alle boekhoudprogramma’s kunnen auditfiles maken en ook de extensie en de gegenereerde informatie is niet altijd identiek. Wij leggen het een en ander voor je uit.

Betekenis van auditfile

Een auditfile is een bestand dat je met behulp van een boekhoudprogramma genereert. Dit bestand bevat informatie over alle transactiegegevens die binnen een bepaalde periode zijn opgenomen. Vaak is het vooraf te configureren welke informatie al dan niet in een auditfile wordt opgenomen. Zo kies je zelf voor welke periode een auditfile wordt gegenereerd en of je alleen financiële transacties wilt opnemen of ook kassatransacties.

Verschillende extensies mogelijk

Een auditfile kan verschillende extensies hebben. De bekendste extensies zijn:

• ADF-bestanden (Auditfile Financieel): de eerste versie van financiële auditfiles, op basis van ASCII-tekensets. Wordt voornamelijk gebruikt voor financiële mutatiegegevens.
• XAF-bestanden (XML Auditfile Financieel): de tweede en derde versie van financiële auditfiles, op basis van XML-opmaaktaal. Wordt voornamelijk gebruikt voor financiële mutatiegegevens.
• XAA-bestanden (XML Auditfile Afrekensystemen): auditfile voor POS-transactiegegevens, op basis van de XML-opmaaktaal. Wordt voornamelijk gebruikt voor gegevens m.b.t. kassatransacties.
• XAS-bestanden (XML Auditfile Salaris): auditfile met informatie uit salarisverwerkingspakketten, op basis van de XML-opmaaktaal. Wordt voornamelijk gebruikt voor loonmutaties.

Een auditfile met financiële mutatiegegevens bevat over het algemeen gegevens met betrekking tot de grootboekrekeningen, dagboeken, grootboekmutaties enzovoort. Bij een auditfile met POS-transactiegegevens gaat het onder andere om de hoeveelheid verkochte producten, de prijzen van de verkochte producten, de betalingswijze en zelfs de momenten waarop de kassalade geopend of gesloten werd. Een auditfile met salarismutaties omvat voornamelijk gegevens met betrekking tot de verschillende looncomponenten per personeelslid.

Waarom heb ik een auditfile nodig?

Met steeds meer Nederlandse boekhoudprogramma’s kan je zelf een auditfile aanmaken. Het gaat dan meestal om XAF-bestanden. Wanneer er extra modules zijn voor bijvoorbeeld personeelsadministratie of kassasystemen zijn XAA- en XAS-bestanden soms ook mogelijk. Deze bestanden hebben een universeel formaat en zorgen ervoor dat andere programma’s, ongeacht de taal waarin ze zijn geschreven, die informatie toch kunnen lezen.

De verkregen auditfile kan je uitlezen met behulp van andere software, zoals Infine Grootboekanalyse of Easy2Analyse. Het gaat vaak om vrij dure en betaalde software waarmee je diepgaand je onderneming kan analyseren of waarmee je de financiële gevolgen van bepaalde beleidsbeslissingen nagaat.

Accountants maken veelvuldig gebruik van dergelijke software. Met behulp van een auditfile kunnen ze veel automatiseren. Dat laat zich vertalen in minder werkuren en minder accountancykosten.

Vergelijken van boekhoudsoftware loont

Lang niet alle Nederlandse boekhoudprogramma’s zijn in staat om auditfiles te genereren. Daarnaast zijn ze niet altijd even volledig. Bij Visma AccountView kan je bijvoorbeeld een XAF-bestand exporteren, maar daarin ontbreekt vervolgens de openingsbalans. Daarom is het aangeraden om boekhoudsoftware te vergelijken en na te gaan of het auditfiles kan genereren, welke extensies de bestanden hebben en hoe volledig het is. Ga vooral even na welke extensies de analysesoftware kan inlezen, maar XAF is over het algemeen geen probleem.