Van Excel naar professionele boekhoudsoftware: zo maak je de overstap

Het voeren van een goede boekhouding is cruciaal voor elke onderneming, hoe klein of groot deze ook is. Voor velen is Excel het eerste hulpmiddel voor boekhoudkundige taken. Zeker starters kiezen vaak voor Excel, omdat het gratis en toegankelijk is. Maar naarmate je bedrijf groeit, kan Excel te tijdrovend en foutgevoelig worden. Daarom overwegen veel groeiende bedrijven de overstap naar professionele boekhoudsoftware. Dit blijkt echter niet altijd even eenvoudig te zijn. Als je overweegt om deze sprong te maken, volg dan deze stap-voor-staphandleiding om de overgang soepel te laten verlopen.

1. Beoordeel de huidige situatie

Voordat je kunt beginnen met de overstap naar boekhoudsoftware, moet je eerst begrijpen hoe jouw Excel-boekhoudsysteem werkt. Bekijk hoe je gegevens opslaat, welke gegevens zich waar bevinden en welke formules en functies je in Excel gebruikt. Deze evaluatie helpt je om de behoeften en eisen te bepalen voor het nieuwe boekhoudsysteem.

2. Bepaal je behoeften en vereisten

Niet alle boekhoudsoftware is gelijk en wat werkt voor het ene bedrijf werkt misschien niet voor het andere. Maak een lijst van de functies die je nodig hebt, zoals facturering, betalingsverwerking, belastingvoorbereiding, rapportage enzovoort. Houd rekening met zowel je huidige behoeften als je toekomstige groeiplannen.

3. Onderzoek en selecteer de juiste boekhoudsoftware

Er is een breed scala aan boekhoudprogramma’s op de markt, elk met eigen voor- en nadelen. Sommige zijn meer geschikt voor grote bedrijven, terwijl andere zijn ontworpen voor freelancers of kleine bedrijven. Besteed tijd aan het onderzoeken van verschillende opties, lees recensies en vraag demo’s aan om de software in actie te zien. Houd ook rekening met het budget bij het kiezen van de software. Via deze website kan je eenvoudig boekhoudsoftware vergelijken. Op deze manier vind je de boekhoudsoftware die het beste bij jou past.

4. Plan de implementatie

Eenmaal je een boekhoudprogramma hebt gekozen, is het tijd om de implementatie van je nieuwe boekhoudsoftware te plannen. Beslis wie binnen je bedrijf verantwoordelijk zal zijn voor de overgang, wanneer de overstap zal plaatsvinden en hoe je de nodige training voor je team zult regelen. Sommige leveranciers van boekhoudprogramma’s bieden ook een overstapservice aan, maar dan moet je de data op een bepaalde manier doorgeven. Ga dit na en zorg voor een goede voorbereiding.

5. Zet je gegevens over

Bij de overstap van Excel naar boekhoudsoftware zul je je bestaande gegevens moeten overzetten. Dit kan een tijdrovende taak zijn, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die je moet overzetten. Veel boekhoudprogramma’s bieden hulpmiddelen of diensten aan om dit proces te vergemakkelijken. Maak in ieder geval voldoende tijd en middelen vrij voor deze overzetting.

6. Train je team

Het succes van de overstap hangt grotendeels af van hoe comfortabel je team is met de nieuwe software. Zorg ervoor dat iedereen de nodige training krijgt en toegang heeft tot de benodigde ondersteuningsmiddelen.

7. Begin met de boekhoudsoftware en monitor de voortgang

Zodra alles klaar is, kun je beginnen met het gebruik van je nieuwe boekhoudsoftware. Maar het werk stopt hier niet. Het is belangrijk om de voortgang te volgen en eventuele problemen snel aan te pakken. Veel leveranciers van boekhoudsoftware hebben een hulplijn voor als je met vragen zit. Schroom niet om hier contact mee op te nemen.