UBL-facturen en de boekhouding

In een wereld waar digitalisering steeds belangrijker wordt, is het essentieel om ook je boekhouding up-to-date te houden. Een van de manieren om dit te doen, is door te werken met UBL-facturen. In dit artikel bespreken we wat een UBL-factuur is en welke voordelen het biedt voor zowel leveranciers als klanten.

Wat is een UBL-factuur?

Een UBL-factuur, of een Universal Business Language-factuur, is een XML-bestand met een speciaal formaat voor elektronisch factureren. In de praktijk maak je met je boekhoudprogramma twee bestanden: een pdf-bestand dat door mensen te lezen is en een UBL-bestand dat door boekhoudprogramma’s kan worden ingelezen. Hierdoor kan het boekhoudprogramma van de klant de factuur automatisch inboeken.

Voordelen van UBL-facturen

Het werken met UBL-facturen biedt verschillende voordelen voor leveranciers. Ten eerste maak je het de klant gemakkelijker, wat over het algemeen leidt tot snellere betalingen. Daarnaast wordt factuurdata automatisch verwerkt door het boekhoudprogramma van de klant, waardoor de kans op tikfouten en bijvoorbeeld foute betalingen (zoals het invoeren van verkeerde rekeningnummers) wordt geminimaliseerd. Je hebt dus veel minder gedoe en je krijgt sneller je centen. Ook voor klanten zijn er voordelen verbonden aan het werken met UBL-facturen. De automatische verwerking van factuurdata bespaart tijd en vermindert de kans op fouten, wat leidt tot een efficiëntere boekhouding.

Verschil tussen digitaal factureren en UBL-facturen

Digitaal factureren verwijst naar het versturen van facturen via e-mail of andere digitale kanalen, bijvoorbeeld het per e-mail verzenden van een pdf-factuur. UBL-facturen zijn een vorm van elektronisch factureren, waarbij de factuurdata in een gestructureerd XML-bestand wordt opgenomen. Hierdoor kunnen boekhoudprogramma’s de gegevens automatisch verwerken en inboeken.

Verschil tussen XML en UBL

XML (eXtensible Markup Language) is een opmaaktaal die wordt gebruikt om gestructureerde data op te slaan en uit te wisselen. UBL is een specifieke toepassing van XML, dan met een focus op elektronisch factureren. Een UBL-factuur is dus een XML-bestand dat voldoet aan de UBL-standaard voor elektronisch factureren.

Verschil tussen Peppol en UBL

Peppol is een netwerk dat bedrijven in staat stelt om elektronische documenten, zoals facturen, met elkaar uit te wisselen. UBL-facturen kunnen via het Peppol-netwerk worden verzonden en ontvangen. Het belangrijkste verschil tussen Peppol en UBL is dat Peppol een netwerk is voor het uitwisselen van documenten, terwijl UBL een gestandaardiseerd formaat is voor elektronische facturen.

Een boekhoudprogramma kiezen voor het ontvangen en verzenden van UBL-facturen

Om te kunnen profiteren van de voordelen van UBL-facturen is het belangrijk om een boekhoudprogramma te kiezen dat deze functionaliteit ondersteunt. Bij het vergelijken van boekhoudprogramma’s is het verstandig om te controleren of ze UBL-facturen kunnen ontvangen en verzenden. Daarnaast is het handig als het programma compatibel is met het Peppol-netwerk, zodat je eenvoudig elektronische facturen kunt uitwisselen met andere bedrijven. Op deze website vind je een handige tool waarmee je heel eenvoudig boekhoudprogramma’s kunt vergelijken. Ga na of ze over alle gewenste tools beschikken, vergelijk prijzen en functionaliteiten en lees reviews van echte gebruikers. Op deze manier vind je gegarandeerd een boekhoudprogramma dat perfect aansluit bij de unieke behoeften die jouw onderneming heeft.