Wat zijn transitoria?

Facturen worden niet op basis van de factuurdatum of de betalingsdatum aan een belastbare periode toegewezen, maar op basis van de periode waarop ze betrekking hebben. Bij vooruitbetalingen of bij betalingen die je na het vierde kwartaal ontvangt, moet er steeds worden gecontroleerd aan welke verslagperiode de kosten of inkomsten moeten worden toegewezen. We spreken hier van transitoria die, in tegenstelling tot bij de boekhouding, volgens het kasstelsel naar een andere verslagperiode worden verschoven.

Betekenis van transitoria?

Transitoria zijn kosten die niet aan deze verslagperiode maar aan een andere periode moeten worden toegewezen. Het kan daarbij zowel gaan om uitgevoerde vooruitbetalingen als om kosten die nog niet voldaan zijn.

Bij het kasstelsel, waarbij ondernemingen alle transacties boeken op het moment waarop de betaling is gedaan of ontvangen, bestaan transitoria niet. Omdat de meeste ondernemingen het kasstelsel niet mogen toepassen, moeten kosten en opbrengsten worden geboekt op het moment waarop ze betrekking hebben. En dat moment is niet altijd gelijk aan het moment waarop de betaling werd uitgevoerd.

Typische voorbeelden hiervan zijn abonnementen of huur. Soms worden die meteen voor een periode van 12 maanden betaald, maar ze hebben dus voor een deel betrekking op kosten die eigenlijk bij de volgende verslagperiode horen. Een ander voorbeeld zijn leasekosten met betrekking tot de maand december waarvan je in januari de factuur ontvangt. Deze kosten hebben nog steeds betrekking op de vorige verslagperiode.

Hoe ga je om met transitoria?

Het belangrijkste is dat de inkomsten of kosten aan de juiste verslagperiode worden toegewezen. Dat is belangrijk want anders voldoet je administratie niet aan de wettelijke eisen en krijg je te maken met verschuivingen in winstcijfers en diverse herzieningen. Twee voorbeelden tonen het aan.

Verschuiving naar het vorige boekjaar

Een klassiek voorbeeld hiervan is de rente van de bank. De rente die je van de bank ontvangt, ontvang je meestal pas in het volgende kwartaal wanneer alle cijfers voorhanden zijn om de berekening te maken. Hierdoor ontvang je de gegevens omtrent het vierde kwartaal van een boekjaar pas in het eerste kwartaal van het volgende boekjaar. Toch moet je deze rente toewijzen aan het vorige boekjaar. In het vierde kwartaal voer je daarom volgende boeking uit.

Op deze manier wordt de rentebate al op de winst-en-verliesrekening van het boekjaar opgenomen. Wanneer de rente wordt ontvangen, boek je de betaling en boek je de vordering die je op rekening 1400 (nog te ontvangen bedragen) hebt doen ontstaan opnieuw af.

Verschuiving naar het volgende boekjaar

Het kan echter ook omgekeerd. Zo kan je bijvoorbeeld in december al een factuur ontvangen voor de leasekosten van de maand januari. Hoewel je de betaling misschien al in december uitvoert, moeten de kosten toch aan de winst-en-verliesrekening van het volgende boekjaar worden toegewezen. We spreken in dit geval van een vooruitbetaling.

Bij het ontvangen van de factuur in december boeken we:

Bij de betaling van de factuur boeken we:

Pas in januari boeken we de kosten: