Wat zijn memoriaalboekingen en waarom heb ik ze nodig?

Het memoriaal is een apart deel van de boekhouding waarin je diverse en incidentele posten bijhoudt. Het gaat om transacties die je uitzonderlijk gebruikt en die je niet eenvoudig in een van je andere boeken kan onderbrengen. Kenmerkend aan het memoriaal is dat dit dagboek geen automatische tegenrekening heeft en dat je er dus handmatig twee regels moet boeken.

Wanneer zijn memoriaalboekingen nuttig?

Als ondernemer moet je alle transacties in het juiste boek verwerken. Inkoopfacturen komen bijvoorbeeld in het inkoopboek, banktransacties in het bankboek, kastransacties in het kasboek en verkoopfacturen in het verkoopboek. Betaal je bijvoorbeeld een inkoopfactuur met je zakelijke bankrekening? Dan verwerk je het via het inkoopboek en het bankboek. Ontvang je de betaling voor een verkoopfactuur contant? Dan verwerk je de transactie via je verkoopboek en het kasboek. Soms is het echter niet mogelijk om op zo’n eenduidige manier te boeken.

Een voorbeeld hiervan is een zakelijke aankoop met je privépinpas betalen. Eerder gaven we al aan dat daar niks mis mee hoeft te zijn, maar anderzijds kan je de aankoop wel niet in het kas- of bankboek verwerken. Daarom moet je steeds het memoriaal gebruiken om aan te geven dat je het met je privérekening betaalde.

Een ander voorbeeld is dat van afschrijvingen. Bij dergelijke afschrijvingen ga je over een langere periode de kosten aftrekken, terwijl je de betaling natuurlijk eenmalig hebt gedaan. Omdat je deze kosten toch van je winst mag aftrekken, moet je het wel ook zo in je boekhouding opnemen. Dit doe je via het memoriaal. Je moet dan telkens opnieuw een boeking uitvoeren tot je investering is afgeschreven.

Voorbeeld van memoriaalboeking

Stel bijvoorbeeld dat je een wagen koopt van € 30.000. De auto komt op de balans terecht, maar wordt elk jaar opnieuw iets minder waard. We schatten dat de auto tien jaar lang mee zal gaan en schrijven daarom jaarlijks € 3.000 af. In de resultatenrekening is dit een kost, maar in de praktijk gaat het niet om een uitgave omdat er geen uitstroom is van geld. Daarom moet je de journaalpost onderbrengen in het memoriaal:

De (afschrijvings)kosten worden jaarlijks met 3.000 euro vermeerderd, terwijl de waarde van de auto jaarlijks met 3.000 euro afneemt. Het is de enige manier om dit boekhoudkundig te verwerken, want in het kas- of bankboek is er geen uitgave geweest, terwijl er natuurlijk geen plek voor is in het in- of verkoopboek.

Automatisch via boekhoudprogramma

Wanneer je een boekhoudprogramma gebruikt, hoef je over dergelijke memoriaalboekingen niet wakker te liggen. Hierdoor hoef je niet elk jaar opnieuw handmatig een boeking aan te maken, maar volstaat het om een nieuwe inkoopfactuur toe te voegen en aan te geven dat het gaat om een investering die je moet afschrijven. Je boekhoudprogramma doet de rest. Uiteraard blijft het wel mogelijk om in bijzondere gevallen zelf een memoriaalboeking aan te maken. Bekijk de top 5 boekhoudprogramma’s die je administratie eenvoudiger maakt.