Wat zijn de kolommen van de kolommenbalans?

Eerder hadden we het al over het verschil tussen de balans en de kolommenbalans. We haalden daarbij aan dat de kolommenbalans een uitgebreide samenvatting is van de balans en van de winst- en verliesrekening waarbij per grootboekrekening een totaalsaldo is weergegeven. Deze samenvatting wordt, allicht niet verbazingwekkend, in de vorm van kolommen weergegeven. En elke kolom heeft natuurlijk een credit- en debetzijde. Hieronder hebben we het over de vier kolommen van de kolommenbalans.

Proefbalans in de kolommenbalans

De proefbalans wordt gebruikt als controlemiddel om het journaal te controleren. Alle mutaties zijn in de proefbalans terug te vinden. In de kolommenbalans neem je het totaal van elke grootboekrekening over en dit zowel voor de debetkolom als voor de creditkolom. Kenmerkend hieraan is dat er geen eindsaldo van elke individuele rekening wordt opgenomen. Een proefbalans ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Het opstellen van de proefbalans is in feite enkel nuttig bij een manuele administratie en dient vooral voor het opstellen van de saldibalans. Bij een automatisch boekhoudprogramma heeft de proefbalans eigenlijk geen nut. Soms kan je er wel een uitdraai van maken, maar verder ben je er niks mee.

Saldibalans in de kolommenbalans

De saldibalans wordt opgesteld op basis van de proefbalans. Hier wordt wél van elke rekening een saldo bepaald en dit saldo komt vervolgens op de debet- of creditrekening terecht. Als het credit op de proefbalans hoger is dan het debet, dan komt het saldo uiteraard op de creditzijde van de saldibalans te staan en omgekeerd. Als je nu de som neemt van alle saldo’s aan debet- en creditzijde zou de uitkomst opnieuw identiek moeten zijn. Op basis van bovenstaande proefbalans zou de saldibalans er dus als volgt uitzien:

Resultatenrekening in de kolommenbalans

Vanuit de saldibalans kan nu de resultatenrekening worden opgesteld. Hierbij worden natuurlijk enkel de kosten- en opbrengstenrekening op de resultatenrekening opgenomen. Omdat niet alle rekeningen worden overgenomen zal het totaal van debet en credit niet aan elkaar gelijk zijn (al kan het louter toevallig wel het geval zijn). Als het totaal van de debetkolom hoger is dan het totaal van de creditkolom heeft de onderneming verlies gemaakt. Als het totaal van de creditkolom hoger is, heeft de onderneming winst gemaakt. De nettowinst of het nettoverlies wordt opgenomen op de resultatenrekening.

In bovenstaand vereenvoudigd voorbeeld zie je meteen dat de onderneming winst heeft gemaakt omdat er zich helemaal geen kosten op de debetrekening bevinden. Dit is natuurlijk niet realistisch, uiteindelijk moet iedere onderneming ook kosten maken om te verkopen, maar dit simplistisch voorbeeld toont wel meteen aan dat we 35.000 euro nettowinst op de resultatenrekening moeten verwerken:

Balans in de kolommenbalans

Ten slotte bevat de kolommenbalans een balans waarop de rekeningen terug te vinden zijn die niet in de resultatenrekening zijn opgenomen (de zogenaamde balansrekeningen). Door het verlies of de winst in de balans over te nemen zou de balans in evenwicht moeten zijn. Let er wel op dat de winst aan de creditzijde van de balans moet worden opgenomen (de winst behoort nu toe tot het eigen vermogen dat zich op de creditzijde bevindt). Bij een verlies laat je het eigen vermogen dalen en dus neem je een verlies over op de debetzijde. De kolommenbalans zou er nu als volgt moeten uitzien:

Let er wel op dat het niet altijd zo hoeft te zijn dat het totaal van de balans gelijk is aan het totaal van de saldibalans. Nu is dat natuurlijk wel het geval omdat we geen rekening hebben gehouden met kosten, waardoor de nettowinst volledig gelijk is aan de opbrengst van de verkopen. Het gaat hier om een vereenvoudigd voorbeeld en in de praktijk is dat natuurlijk niet realistisch.