Wat zijn de dagboeken in een boekhouding?

Wanneer je een boekhoudprogramma gebruikt, zal je merken dat er verschillende dagboeken zijn. In een dagboek leg je financiële feiten in een chronologische volgorde vast. Het inkoopboek, het verkoopboek, het bankboek, het kasboek en het memoriaal (diverse postenboek) zijn de dagboeken die in elke boekhouding worden gebruikt. In je boekhoudsoftware krijgen ze telkens een eigen nummer. Het gebruikte nummer verschilt per boekhoudprogramma. Wanneer een financieel feit in een dagboek wordt opgenomen, krijgt dit financieel feit eveneens een boekstuknummer. Bij veel boekhoudprogramma’s is de structuur daarvan min of meer vrij te configureren.

De verschillende dagboeken in de boekhouding

Het inkoopboek is een dagboek waar alle inkopen op rekening worden genoteerd. Inkopen die contant worden betaald, worden met andere woorden niet in het inkoopboek ingeschreven. In feite zou je het inkoopboek dan ook een factuurboek kunnen noemen. Voor elk financieel feit dat in het inkoopboek wordt ingeschreven, is er een inkoopfactuur nodig.

Dat contante inkopen niet in het inkoopboek worden ingeschreven, betekent niet dat ze nergens hoeven te worden ingeschreven. Contante inkopen komen namelijk in het kasboek terecht. Ook contante ontvangsten worden in het kasboek ingeschreven. Voor het inschrijven van deze feiten in dit dagboek zijn er natuurlijk wel bewijsstukjes nodig. Een voorbeeld daarvan is een kassabon die je bij de contante aankoop ontvangt.

Een volgend dagboek dat elke boekhouding nodig heeft, is een verkoopboek. Het verkoopboek is eigenlijk de tegenhanger van het inkoopboek en bevat alle verkopen op rekening. Ook hier gaat het dus om een factuurboek, want contante verkopen komen eveneens in het kasboek terecht.

Voorts is er het bankboek. In het bankboek komen alle ontvangsten en uitgaven terecht die verband houden met de bankrekening. Vaak houden deze ontvangsten en uitgaven verband met een inkoop- of een verkoopfactuur. Houd er wel rekening mee dat een onderneming verschillende bankboeken kan hebben. Per bankrekening dient er namelijk een bankboek te worden bijgehouden. Veel banken maken het mogelijk om hun bankafschriften automatisch te laten inlezen, waardoor een bankboek eenvoudig vorm krijgt.

Ten slotte is er ook het memoriaal of het diverse postenboek. Hierin komen alle boekingsdocumenten terecht die geen plaats hebben in voorgaande dagboeken. Een voorbeeld daarvan is het privéverbruik van goederen.

Vaste tegenrekening bij gebruik van dagboeken

Bij de verschillende dagboeken, met uitzondering van het diverse postenboek waarin allemaal uiteenlopende financiële feiten zijn opgenomen, is er een vaste tegenrekening voorzien. Dit wil zeggen dat de financiële mutatie altijd op eenzelfde grootboekkaart moet worden bijgewerkt. Tegenover het inkoopboek (inkoopfactuur) staat de crediteuren-grootboekkaart, met telkens een subrekening voor de specifieke crediteur. Hetzelfde geldt bij het verkoopboek, waarbij het natuurlijk om de debiteuren-grootboekkaart gaat. Bij het bankboek gaat het verder om de bank-grootboekkaart en bij het kasboek om de kas-grootboekkaart.

Als je een boekhoudprogramma gebruikt, hoef je je hier echter weinig zorgen om te maken. In de praktijk geef je dan gewoon je inkoop- en verkoopfacturen in en komt alles automatisch op de juiste plek terecht. Met een gelukje worden bankafschriften zelfs automatisch ingelezen. De mogelijkheden verschillen natuurlijk wel per boekhoudprogramma. Vergelijk boekhoudprogramma’s en vind een programma dat bij je past.