Wat zijn bedrijfsmiddelen en hoe beïnvloeden ze de boekhouding?

Een bedrijfsmiddel is een duurzame investering die langdurig in de onderneming actief is en die niet ineens als kost mag worden geboekt. Dergelijke bedrijfsmiddelen kennen een eigen boekhoudkundige verwerking. Ook het bedrag van de uitgave speelt daarbij een rol.

Bedrijfsmiddelen en bijkomende kosten

Vrijwel elke onderneming heeft bedrijfsmiddelen nodig voor de dagelijkse activiteiten. Dergelijke bedrijfsmiddelen, ook wel eens vaste activa genoemd, zijn langdurig in de onderneming aanwezig. Voorbeelden van bedrijfsmiddelen zijn gebouwen (bv. winkelgebouw of kantoorgebouwen), vervoermiddelen (bv. bestelbus) en de inventaris (bv. bureaus en kasten).

Naast de bedrijfsmiddelen zijn er vaak ook bijkomende kosten. Het gaat bijvoorbeeld om de installatiekosten om een machine te plaatsen, de afleveringskosten om deze machine naar de zaak te brengen en de aankoopkosten van het pand waarin de machine wordt geïnstalleerd. Deze bijkomende kosten verhogen de aanschafprijs van de bedrijfsmiddelen.

Verwerken als kost of op de balans plaatsen

Boekhoudkundig zijn bedrijfsmiddelen zowel te vinden op de balans als in rubriek 0. Natuurlijk moeten ze niet op beide plaatsen worden opgenomen, maar moet er een keuze worden gemaakt. Deze keuze mogen we niet zomaar zelf maken, want ook de Belastingdienst heeft hier een mening over.

Volgens de Belastingdienst moeten aankopen met een prijs van minder dan 450 euro (excl. btw) in rubriek 0 worden opgenomen. Ze worden dus als een kost verwerkt. Van zodra de aankoop 450 euro of meer kost (excl. btw), komt het met andere woorden op de balans te staan. Bedrijfsmiddelen met een geringe waarde worden dus meteen integraal ten laste van het resultaat genomen, terwijl de verwerking vanaf een waarde van 450 euro anders zal gebeuren.

Bedrijfsmiddelen en de boekhouding

In het tweede geval spreken we namelijk van een investering. Het investeringsbedrag bestaat telkens uit de aanschafprijs en de bijkomende kosten. Hierbij geeft het bedrijf wel geld uit, maar dit geld mag nog niet meteen integraal van het resultaat worden afgetrokken. De redenering is dat er pas kosten ontstaan wanneer het bedrijfsmiddel wordt gebruikt en er slijtage ontstaat. De waarde van het bedrijfsmiddel zal dus jaar na jaar afnemen en jaar na jaar verwerken we een deel van de oorspronkelijke investering als een kost. Dit noemen we afschrijven.

Voor het berekenen van de afschrijvingskosten bestaan er verschillende methoden, maar de Belastingdienst heeft wel een aantal regels opgesteld. De meestgebruikte methode is in ieder geval de lineaire afschrijvingsmethode. Hierbij wordt elk jaar evenveel afgeschreven. Dit doet men door de volgende formule toe te passen:

Afschrijvingskosten = (aanschafkosten – restwaarde)/vermoedelijke gebruiksduur

Een kanttekening is wel dat de Belastingdienst eist dat er per jaar niet meer dan 20% van de aanschafkosten mag worden afgeschreven, behalve voor goodwill waar dit op 10% is vastgelegd. Voor gebouwen gelden er ook andere regels.

Afschrijvingskosten worden niet daadwerkelijk betaald en dus is er ook geen factuur voor. Daarom moet de ondernemer in zijn boekhoudprogramma zelf een memoriaalbon aanmaken. Op basis daarvan kan de afschrijving vervolgens als kost worden verwerkt.

Er zal ten slotte een moment aankomen waarop het bedrijfsmiddel niet meer wordt gebruikt. Het is stuk, definitief verouderd of wordt verkocht. In zo’n geval moet het uit de balans worden gehaald en kan er sprake zijn van boekwinst of boekverlies, bijvoorbeeld als het bedrijfsmiddel wordt verkocht voor meer of minder dan de restwaarde. Ook dit dient in de boekhouding te worden verwerkt.