Wat is Peppol?

Digitalisering speelt een steeds grotere rol in de administratie van Europese bedrijven. Facturen worden dan ook steeds minder vaak per post of e-mail verzonden en vaker rechtstreeks uitgewisseld tussen de boekhoudsystemen zelf. Dit wordt onder meer mogelijk gemaakt door Peppol. Deze internationale standaard maakt het eenvoudiger om elektronische documenten veilig en automatisch te versturen en ontvangen. Voor veel ondernemers en organisaties wordt Peppol daardoor een steeds belangrijker onderdeel van de financiële administratie.

Wat is Peppol precies?

Peppol is een wereldwijd netwerk dat organisaties in staat stelt om elektronische berichten uit te wisselen. Het gaat daarbij niet alleen om facturen, maar ook om andere documenten zoals orders en tijdregistraties. Het systeem zorgt ervoor dat administraties van verschillende organisaties rechtstreeks met elkaar kunnen communiceren.

Het netwerk werkt op basis van vaste technische en organisatorische afspraken. Deze afspraken zorgen ervoor dat alle aangesloten partijen dezelfde standaarden gebruiken bij het verzenden en ontvangen van digitale documenten. Daardoor kunnen systemen van verschillende bedrijven probleemloos met elkaar communiceren, zelfs wanneer zij verschillende boekhoudprogramma’s gebruiken.

Een belangrijk principe binnen Peppol is “connect once, reach all”. Dat betekent dat een organisatie slechts één keer hoeft aan te sluiten op het netwerk. Daarna kan zij elektronische berichten uitwisselen met alle andere organisaties die ook op Peppol zijn aangesloten. In feite ontstaat er een soort wereldwijd adressenboek waarin bedrijven elkaar kunnen vinden.

Hoe werkt Peppol in de praktijk?

Wanneer een bedrijf gebruik wil maken van Peppol, moet het zich eerst aansluiten op het netwerk. Dit gebeurt meestal via een boekhoudprogramma, ERP-systeem of een gespecialiseerde serviceprovider. Tijdens het registratieproces wordt de identiteit van het bedrijf gecontroleerd. Zo wordt gewaarborgd dat alleen betrouwbare organisaties toegang krijgen tot het netwerk.

Na de registratie ontvangt een organisatie een unieke Peppol-ID. Dit identificatienummer maakt het mogelijk om facturen en andere berichten naar de juiste partij te sturen. Leveranciers kunnen het Peppol-ID van hun klant gebruiken om facturen rechtstreeks naar diens administratie te verzenden.

Wanneer een factuur via Peppol wordt verstuurd, wordt deze automatisch vanuit het systeem van de verzender naar het systeem van de ontvanger gestuurd. De gegevens worden daarbij digitaal verwerkt zonder dat iemand de informatie opnieuw moet invoeren. Hierdoor verdwijnen veel handmatige stappen uit de administratie.

Belang van Peppol neemt alleen maar toe

Elektronische facturatie wordt in Europa steeds vaker verplicht gesteld. Overheden en internationale organisaties stimuleren het gebruik van gestandaardiseerde systemen voor digitale documentuitwisseling. Peppol wordt daarbij gezien als een belangrijke infrastructuur voor e-facturatie. In verschillende landen geldt al een verplichting om facturen via een elektronisch systeem te versturen, vooral wanneer bedrijven zakendoen met overheden. In België is het gebruik van Peppol bijvoorbeeld verplicht voor ondernemers. Ook buiten Europa groeit het gebruik van Peppol snel, onder meer in landen zoals Australië, Singapore en Japan. Voor Nederlandse bedrijven betekent dit dat elektronische facturatie steeds meer de norm wordt. Door nu al met Peppol te werken, kunnen organisaties zich voorbereiden op toekomstige regelgeving en kunnen ze tegelijkertijd de internationale handel vereenvoudigen. Ook inkomende facturen kunnen automatisch in de boekhouding worden verwerkt. Onder meer het populaire e-boekhoudprogramma Silvasoft biedt reeds Peppol-ondersteuning aan.