Wat is het Referentie Grootboekschema (RGS)?

Hoewel er in Nederland geen standaardrekeningen zijn, maar waarbij er dankzij het stelsel-Bakker toch enige normalisatie is, is het natuurlijk wel noodzakelijk dat de aan de overheid te rapporteren gegevens gestandaardiseerd zijn. Enkel op die manier is het mogelijk om de elektronisch ingediende rapportages automatisch in te lezen en te verwerken. Daarom werd het Referentie Grootboekschema ontwikkeld. De meeste boekhoudprogramma’s hebben het actuele schema geïntegreerd en maken het mogelijk om het eenvoudig aan de eigen grootboekrekeningen te koppelen, maar het blijft wel belangrijk om het achterliggend idee en de opbouw van de codes te snappen.

Betekenis van het Referentie Grootboekschema (RGS)?

Het Referentie Grootboekschema is een standaard grootboekschema ontwikkeld voor Nederlandse belastingplichtige organisaties. Ze zijn verplicht om dit grootboekschema te gebruiken wanneer ze rapporteren aan de overheid. In de praktijk doen ze dat door middel van de digitale aanlevering van SBR-rapporten (Standard Business Reporting) aan de Kamer van Koophandel, waarbij het Referentie Grootboekschema voor een eenvoudige aansluiting aan de verplichte aanleveringsformat zorgt. Het Referentie Grootboekschema is vrij goed te vergelijken met het MAR (Minimumindeling Algemeen Rekeningstelsel) dat in België verplicht te gebruiken is.

Inhoud en opbouw van het Referentie Grootboekschema

In het Referentie Grootboekschema zijn er dan wel grootboekrekeningnummers opgenomen, maar die dienen enkel als voorbeeld. Het is dan ook perfect mogelijk om het schema aan te passen door nieuwe rekeningen toe te voegen, waarbij ook de nummers worden aangepast. Wanneer je boekhoudsoftware gebruikt, waarbij normalisatie nog meer een noodzaak is, is het aanpassen van het Referentie Grootboekschema meestal niet mogelijk.

Opbouw van het Referentie Grootboekschema

De recentste versie van het Referentie Grootboekschema werd op 3 april 2020 gepubliceerd en bestaat uit duizenden rekeningen die je gelukkig niet allemaal hoeft te gebruiken. Het Referentie Grootboekschema hanteert een hiërarchische structuur, bestaande uit meerdere niveaus:

• Totalen
• Hoofdrubrieken
• Rubrieken
• Rekeningen
• Mutaties

Opbouw van de codes van het RGS

De codes zijn op een bijzondere manier samengesteld. Het eerste deel van de code is telkens een letter. Deze letter kan B (balans) of W (winst-en-verliesrekening) zijn.

Vervolgens volgen er drie letters waarbij het belangrijk is om te letten op het correct gebruik van de hoofdletters. Deze drie letters verwijzen telkens naar een hoofdrubriek. Voor vastgoedbeleggingen gaat het bijvoorbeeld om “Vas” terwijl waardeveranderingen van immateriële en materiële vaste activa en vastgoedbeleggingen als “Wvi” worden geschreven.

Daarna volgen er opnieuw drie letters die verwijzen naar de rubricering binnen de hoofdrubrieken. Het is opnieuw belangrijk om goed te letten op het gebruik van de hoofdletters. Voor bedrijfsinventaris gaat het bijvoorbeeld om “Bei”.

Daaropvolgend zijn er opnieuw drie letters die naar de individuele grootboekrekeningen verwijzen. Een voorbeeld daarvan is “Cae” voor de cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen.

Ten slotte zijn er nog eens drie letters die worden gebruikt voor de mutaties. Dit niveau wordt in de praktijk zelden gebruikt, maar de betere boekhoudprogramma’s kunnen er wel mee overweg. Een voorbeeld daarvan is “Des” voor desinvesteringen.

Op die manier kunnen we bijvoorbeeld de code “BMvaBeiVvpDes” hebben, verwijzend naar:

• B: Balans
• Mva: materiële vaste activa
• Bei: bedrijfsinventaris
• Vvp: verkrijgings- of vervaardigingsprijs
• Des: desinvesteringen