Wat is een debiteurennummer?

Bij het bijhouden van de verkopen is het handig dat je meteen weet om welke debiteur het gaat. Wanneer er weinig debiteuren zijn is het identificeren niet zo lastig, maar bij grote bedrijven koppelt men wel vaker een code aan een debiteur om op basis daarvan de debiteur te identificeren. Als je boekhoudsoftware gebruikt, wordt het door de opbouw van het boekhoudprogramma vrijwel automatisch gedaan. Meestal kan je zelf het debiteurennummer aanpassen of een specifieke manier bepalen waarop het debiteurennummer wordt opgebouwd.

Opbouw van het debiteurennummer

Je bent volledig vrij om zelf te bepalen hoe je het debiteurennummer opbouwt. Je kan dus perfect elke debiteur een nummer geven en louter in chronologische volgorde verdergaan. Wanneer er steeds meer debiteuren zijn, is het aangewezen om hier toch in enige mate structuur in aan te brengen. Je bent opnieuw vrij om zelf te bepalen hoe je dat doet. Zo kan je het debiteurennummer genereren op basis van bijvoorbeeld het btw-nummer van de klant, de naam van de klant enzovoort. Het is natuurlijk wel belangrijk dat je ondanks de aangebrachte structuur nooit het risico loopt dat twee debiteuren eenzelfde debiteurennummer krijgen toegewezen.

Een goede methode om het debiteurennummer te bepalen, is deze zoals beschreven door Marco Steenwinkel van Pharosfin. Hij maakt gebruik van zes cijfers, waarbij:

• De eerste twee cijfers verwijzen naar de positie in het alfabet van de eerste letter van de debiteurennaam;
• De volgende twee cijfers verwijzen naar de positie in het alfabet van de tweede letter van de debiteurennaam;
• De laatste twee cijfers zorgen voor een doorlopende nummering voor het geval dat de vorige vier cijfers al werden gebruikt. Op deze manier kan de combinatie tot 99 keer worden gebruikt zonder op problemen te stoten.

Stel bijvoorbeeld dat we twee debiteuren hebben met de namen Veldman en Veldmate. Zij hebben alle twee dezelfde eerste twee letters. De eerste twee cijfers verwijzen naar de positie in het alfabet van de eerste letter (v), zijnde 22. De volgende twee cijfers verwijzen naar de positie in het alfabet van de tweede letter (e), zijnde 05. Vervolgens gaan we chronologisch verder. Veldman krijgt debiteurennummer 220501 en Veldmate krijgt debiteurennummer 220502.

Uiteraard is het perfect mogelijk om hier variaties op te bedenken. Zo kan je met het derde en vierde cijfer bijvoorbeeld ook verwijzen naar de positie in het alfabet van de eerste letter van de familienaam, terwijl de eerste twee cijfers verwijzen naar de positie in het alfabet van de eerste letter van de voornaam. Wanneer je ook zakelijke klanten hebt, zal zo’n opbouw natuurlijk niet werken.

Zelfde redenering voor crediteurennummer

Bovenstaande redenering geldt niet alleen voor debiteurennummers maar kan perfect worden toegepast voor het bepalen van crediteurennummers. Ook dan kan je werken met een nummeropbouw in functie van de naam van de crediteur. Omdat leveranciers in principe steeds ondernemers zijn, kan je hier sowieso niet werken met familienamen en krijgt de door Marco Steenwinkel gebruikte opbouw de voorkeur.