Tips om probleemloos over te stappen naar een nieuw boekhoudprogramma

Overstappen naar een nieuw boekhoudprogramma kan een grote stap zijn, maar het is vaak noodzakelijk om efficiënter te werken en je administratie beter te beheren. Toch roept een overstap vaak veel vragen op: hoe neem je je bestaande gegevens mee? Wat als je iets kwijtraakt? Het zijn geen onterechte zorgen, maar gelukkig hoeft het allemaal zo complex niet te zijn. Met de juiste aanpak en de nodige zorgvuldigheid kan een overstap zeker goed verlopen. Hier zijn enkele praktische tips om de overstap probleemloos te laten verlopen.

1. Analyseer je huidige behoeften en processen

Voordat je een nieuw programma kiest, is het belangrijk om te weten wat je écht nodig hebt. Maak een lijst van je huidige behoeften en wensen. Heb je meer inzicht in je cashflow nodig? Moet je btw-aangiftes eenvoudiger kunnen doen? Of zoek je betere integraties met andere software, zoals CRM of urenregistratie? Door je behoeften helder in kaart te brengen, kun je een programma kiezen dat hier perfect op aansluit. Op basis hiervan maak je een vergelijking. Dit kan bijvoorbeeld via de vergelijkingstool op deze website.

2. Controleer de functionaliteiten van het nieuwe programma

Elk boekhoudprogramma biedt andere mogelijkheden, dus vergelijk de functionaliteiten zorgvuldig. Controleer bijvoorbeeld of het nieuwe programma geschikt is voor jouw bedrijfsgrootte en sector. Denk ook aan specifieke functies, zoals automatische bankkoppelingen, voorraadbeheer of de mogelijkheid om facturen te digitaliseren. Vergeet niet om te kijken of het programma schaalbaar is, zodat je het kunt blijven gebruiken naarmate je bedrijf groeit. Bij de meeste leveranciers kun je het programma eerst even gratis gebruiken of een demo krijgen. Dit is zeker een meerwaarde.

3. Maak een back-up van je huidige gegevens

Het is essentieel om een volledige back-up van je huidige boekhouding te maken voordat je overstapt. Dit geeft je de zekerheid dat je niets kwijtraakt, zelfs als er tijdens de overgang iets misgaat. Ga na hoe je de gegevens kunt exporteren, bijvoorbeeld via een auditfile of Excel-bestand. Bewaar dit bestand in ieder geval goed.

4. Neem de tijd voor een grondige testfase

Voordat je volledig overstapt, kun je het nieuwe boekhoudprogramma het beste testen met een kleine set gegevens. Dit geeft je de kans om vertrouwd te raken met de interface en de functionaliteiten zonder veel risico te lopen. Veel leveranciers bieden gratis proefperiodes aan waarbij het mogelijk is om dit te doen. Bij twijfel neem je contact op met de klantenservice. Dit is een goed moment om na te gaan in welke mate je op de nodige ondersteuning kunt rekenen.

5. Gebruik een overstapservice

Een van de grootste zorgen bij het overstappen van boekhoudprogramma is dat je gegevens verloren gaan of niet correct worden overgezet. Gelukkig bieden veel boekhoudsoftwareleveranciers een overstapservice aan. Hiermee nemen ze het zware werk uit handen en zorgen ze ervoor dat al je gegevens veilig en correct worden geïmporteerd in het nieuwe systeem.

Silvasoft biedt bijvoorbeeld een gratis overstapservice aan waarbij ze alle boekhoudgegevens, zoals balansen, boekingen en grootboekrekeningen, meenemen. Als je huidige software een auditfile kan exporteren, kunnen zij deze direct inladen, inclusief alle historische gegevens. Heb je geen auditfile? Geen probleem. Dan zetten ze een beginbalans en andere essentiële gegevens over, zodat je direct weer verder kunt met je administratie. Met deze service kun je zorgeloos overstappen en hoef je je geen zorgen te maken over verloren data.