Salarisadministratie op het einde van het jaar

Op het einde van het (boek)jaar wordt de administratie afgesloten. Ook voor de salarisadministratie is dit het moment om alles af te ronden en de werknemers te informeren zodat zij later hun eigen belastingaangifte in orde kunnen maken. Vergeet hierbij echter de administratie voor niet-personeelsleden zoals zzp’ers niet.

Opstellen van jaaropgaven

De werknemers dienen een jaaropgaaf te krijgen. Op de jaaropgaaf staat te lezen wat de individuele werknemer bij jou wist te verdienen. Een werknemer die meerdere werkgevers heeft, zal meerdere jaaropgaven ontvangen. Met een jaaropgaaf kan de werknemer later de aangifte voor de inkomstenbelasting invullen. Als werkgever bezorg je de jaaropgaaf in het begin van het jaar, in januari of februari. Hierop zijn volgende gegevens terug te vinden:

• Naam, adres en burgerservicenummer van de werknemer
• Naam en adres van de werkgever
• Het jaar waarin het loon werd ontvangen
• Het fiscaal loon
• De loonheffing (loonbelasting en de premie volksverzekeringen) dat door de werkgever is ingehouden en werd doorgestort aan de Belastingdienst
• De berekende arbeidskorting waarmee bij het berekenen van de loonheffing rekening is gehouden. Dit is onder andere afhankelijk van de hoogte van het inkomen
• De eventueel berekende loonheffingskorting
• Het loon voor de zorgverzekeringswet en de door de werkgever hiervoor afgedragen bijdrage
• Het totaal van de premies voor de werknemersverzekeringen
• De onbelaste vergoedingen die de werknemer heeft ontvangen (bv. reiskostenvergoeding)

Omdat de aangiftes loonheffing reeds maandelijks gebeurden, is de belastingdienst al voldoende geïnformeerd en hoeven zij geen jaaropgave te ontvangen.

Administratie voor niet-personeelsleden

Natuurlijk doe je niet alleen een beroep op personeelsleden. Het kan bijvoorbeeld ook dat je een beroep hebt gedaan op freelancers. Wanneer het gaat om facturen van een bv of een nv stelt er zich natuurlijk geen probleem. Deze facturen heb je al gewoon in je administratie verwerkt en dan ben je er klaar mee.

Wanneer het om eenmanszaken gaat, is de situatie anders. Hier riskeer je altijd dat men de arbeidsrelatie als een dienstverband kwalificeert. Dit kan verschillende redenen hebben, zoals een duidelijke gezagsverhouding of het feit dat de zzp’er geen vrijheid heeft in de uitvoering van zijn werkzaamheden. Zo’n kwalificatie als dienstverband zou nare gevolgen hebben omdat er dan loonbelasting en sociale premies moeten worden afgedragen. Om dit te voorkomen, werk je met een van de modelovereenkomsten van de Belastingdienst. Op het einde van het jaar is het goed om de gebruikte modelovereenkomsten te verzamelen, maar ook om na te gaan tot wanneer de goedkeuring loopt. Zo worden er volgend jaar geen fouten gemaakt.

In ieder geval moet de belastingdienst ook hier geïnformeerd worden over betalingen aan niet-werknemers. Dit doe je door de IB47 (uitbetaalde bedragen aan derden) in te vullen. Hierop zijn opnieuw een aantal persoonlijke gegevens te vinden en uiteraard ook het totaal betaalde bedrag. Nu ben je in principe klaar, maar het is net zo netjes om de ondernemer op de hoogte te brengen van het bericht. Zo kan hij eventueel ook nog even een controle uitvoeren.

Salarispakket koppelen met boekhoudsoftware

Bovenstaande informatie komt meestal voort uit een salarispakket of salarissoftware. Het is wel interessant om het salarispakket met de boekhoudsoftware te koppelen. Vanuit de salarisbetaling worden de journaalposten dan automatisch gegenereerd. Soms gaan de mogelijkheden ook verder en kunnen bijvoorbeeld declarabele uren automatisch worden omgezet in verkoopfacturen.