Onder welke categorie boek ik kosten en opbrengsten?

Als je zelf je boekhouding voert, dien je de inkomsten en de kosten op de juiste categorieën te boeken. Hierdoor breng je structuur aan in je resultatenrekening. De wet schrijft geen specifieke categorieën voor en je bent in principe dus vrij om zelf categorieën te bedenken. Het is wel zo dat het verplicht is om een deugdelijke administratie te voeren, een administratie die de inspecteur de mogelijkheid biedt om snel inzicht te krijgen in de inkomsten en de uitgaven van de onderneming. Dat wil zeggen dat het gebruik van categorieën op een logische manier moet gebeuren.

Categorieën bij het boeken van inkomsten en opbrengsten

De opbrengsten omvatten in de eerste plaats al het geld dat je verdient wanneer je producten verkoopt of diensten verricht. Hieronder vallen echter ook minder conventionele vormen van opbrengsten, zoals fooien, rente op een spaarrekening of wisselkoersverschillen. Over het algemeen worden hierbij de volgende categorieën gehanteerd:

• Omzet: de inkomsten uit de primaire arbeidsactiviteiten (bij een slager is dat bijvoorbeeld het verkopen van vlees)
• Betalingsverschillen: een klant betaalt meer dan er is gefactureerd en dit wordt niet verder verrekend, bijvoorbeeld omdat het om een te klein verschil gaat om hiervoor actie te ondernemen
• Financiële opbrengsten: geld dat je verdient aan geld dat je hebt, bijvoorbeeld omdat je een deel van de winst investeert in aandelen
• Rente: geld dat je ontvangt op een spaarrekening bij de bank of op een verstrekte lening aan bijvoorbeeld een leverancier
• Diverse omzet: alle andere vormen van omzet waarvoor er geen specifieke categorie bestaat

Uiteraard is het mogelijk om zelf categorieën toe te voegen, afhankelijk van de eigen behoeften. Bij het verhuren van een deel van de beschikbare bureauruimte en enkele parkeerplaatsen aan een nabijgelegen bedrijf zou je bijvoorbeeld ook de categorie huurinkomsten kunnen aanmaken. Het is vooral belangrijk dat het voor jou goed werkt en dat je consequent bent bij het toewijzen van bepaalde opbrengsten aan een categorie.

Categorieën bij het boeken van kosten

Bij het boeken van kosten gelden dezelfde richtlijnen als bij het boeken van opbrengsten. Het is vooral belangrijk dat alles een logische plek krijgt en dat het gebruik van categorieën het gemakkelijker maakt om de kostenstructuur te bestuderen. In principe worden de kosten onderverdeeld in vijf groepen die ook weer verder kunnen worden onderverdeeld.

Inkoopkosten

Bij inkoopkosten gaat het om alle kosten die je maakt om je diensten of producten te kunnen leveren. Bij een slager gaat het bijvoorbeeld om de inkoop van vlees, de huur van zijn slagerij en de aankoop van verpakkingsmateriaal. Deze kosten hebben altijd met de hoofdactiviteit te maken. Vaak worden de inkoopkosten verder opgesplitst in de daadwerkelijke inkoop en in uitbesteed werk.

Personeelskosten

Dit zijn alle kosten die te maken hebben met het ingehuurde personeel. Als je personeel hebt, komen er heel wat uitgaven bij en het is belangrijk dat deze uitgavenstructuur voldoende inzichtelijk blijft. Daarom wordt er een onderscheid gemaakt tussen onder meer:

• Lonen
• Loonbelasting
• Pensioenkosten
• Ontvangen uitkeringen (bv. personeelssubsidies)
• Overige personeelskosten (bv. wervingskosten)

Financiële kosten

De financiële kosten zijn alle kosten die worden gemaakt om geld te bewaren, geld uit te geven of aan geld te komen. Het gaat daarbij vooral om bankkosten, transactiekosten, incassokosten, kosten voor betaalkaarten en betaalde rente.

Winstbelasting

Het doel van elke onderneming is winst maken. En als er winst wordt gemaakt, moeten er belastingen worden betaald. In principe zal je hieronder de vennootschapsbelasting boeken. Het kan echter ook dat er in het buitenland winstbelasting moet worden betaald. Dan wordt ook dit onder een aparte categorie geboekt.

Overige kosten

Alle andere kosten kunnen onder een subcategorie van de overige kosten worden ondergebracht. Het gaat om uiteenlopende soorten kosten, zoals autokosten, verkoopkosten, relatiegeschenken, kosten voor vergunningen, kantoorkosten, niet-aftrekbare bekeuringen, verzekeringen en dergelijke meer.