Hoe moet je facturen met vreemde valuta boeken?

Steeds meer bedrijven ontvangen facturen waarop bedragen staan aangegeven in een vreemde valuta. In het meest gunstige geval gaat het om bedragen die worden weergegeven in Amerikaanse dollars, maar lang niet alle buitenlandse leveranciers zijn bereid om bedragen om te rekenen. Zij gebruiken de eigen valuta, waardoor u facturen kunt ontvangen waarop bedragen staan aangeven in bijvoorbeeld de Russische Roebel, de Indische Roepies of de Afrikaanse Rand. Hoe gaat u hier nu mee om in uw boekhouding? En hoe zit het met de facturen die u naar deze buitenlandse partij stuurt?

Wanneer u een factuur met een vreemde valuta ontvangt

U ontvangt een factuur van een bedrijf waarop bedragen staan aangegeven in een vreemde valuta. Wat moet u hier nu mee doen in de boekhouding? In dit geval is het belangrijk om de bedragen zelf om te rekenen naar euro’s. Hierbij dient u gebruik te maken van de wisselkoers die actief was op de datum die ook vermeld staat op de factuur. Het is uiteraard ook mogelijk om te betalen in de betreffende vreemde valuta, al heeft dit vaak niet de voorkeur. Het valutaverschil dient te worden berekend en het verschil moet apart in de winst- en verliesrekening worden geboekt.

Factuur opstellen voor een klant met vreemde valuta

Het kan natuurlijk ook zijn dat u een factuur moet sturen aan een klant die zelf gebruik maakt van een andere valuta. In dit geval dient u de factuur gewoon op te stellen in euro’s. U kunt vervolgens omrekenen naar andere valuta met de huidige wisselkoers om direct het juiste bedrag voor de klant, in de eigen valuta, op de factuur te plaatsen. Deze klant gaat hoogstwaarschijnlijk in de eigen valuta uw rekening betalen. Door zelf om te rekenen en de bedragen in de vreemde valuta te vermelden aan de klant voorkomt u dat er uiteindelijk verschil zit in het factuurbedrag en het bedrag dat u ontvangt.

Wat als er toch een verschil ontstaat?

Wisselkoersen fluctueren en hierdoor is het niet altijd mogelijk om verschillen in het uiteindelijke eindbedrag te voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer er één of twee weken tijd zit tussen het versturen van de factuur en de betaling van de factuur. U kunt dan in de boekhouding het verschil vermelden als zijnde ‘valutaverschil’. Dit wordt ook wel het rekenverschil genoemd. Uiteindelijk wordt hiervoor een aparte rekening aangemaakt. Sluit uw onderneming hierdoor het jaar af met een negatief of positief saldo? Dan kan de optelsom in de boekhouding als verlies of winst worden vermeld.

Maak gebruik van een goed boekhoudprogramma

Diverse moderne online boekhoudprogramma’s houden al goed rekening met facturen in vreemde valuta. Wilt u ook gaan werken met een goed boekhoudprogramma? Dan kunt u de diverse online boekhoudprogramma’s snel, onafhankelijk en eenvoudig vergelijken bij Cloudhints.