Hoe de AVG jouw boekhoudpraktijken beïnvloedt

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft een aanzienlijke impact op de manier waarop bedrijven omgaan met persoonsgegevens. Ook boekhoudkundig – in boekhoudprogramma’s worden veel persoonsgegevens verwerkt – heeft dit consequenties. Deze Europese regelgeving, die sinds mei 2018 van kracht is, stelt strenge eisen aan de verwerking en bescherming van persoonsgegevens. Voor bedrijven betekent dit onder meer dat ze hun boekhoudprocessen moeten aanpassen om te voldoen aan de nieuwe normen voor gegevensbescherming.

Wat is de AVG?

De AVG is een verordening van de Europese Unie die is ontworpen om de gegevensbeschermingsrechten van individuen te versterken. Het legt bedrijven de verplichting op om persoonsgegevens zorgvuldig te beheren en te beschermen. Persoonsgegevens omvat alle informatie die kan worden gebruikt om een individu direct of indirect te identificeren, zoals namen, adressen, IP-adressen, mailadressen en financiële gegevens.

Gevolgen van AVG voor boekhouden

Boekhoudafdelingen verwerken vaak grote hoeveelheden persoonsgegevens, waaronder klantgegevens, werknemersinformatie en financiële transacties. Door de AVG moeten bedrijven ervoor zorgen dat deze gegevens veilig worden bewaard en alleen worden gebruikt voor legitieme doeleinden. Er mogen niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan nodig is.

Gegevensminimalisatie

De AVG vereist dat bedrijven alleen de minimale hoeveelheid persoonsgegevens verzamelen die nodig is voor de specifieke doeleinden. Voor boekhoudpraktijken betekent dit dat je alleen de relevante en noodzakelijke gegevens mag opslaan en verwerken. Dit kan inhouden dat je bestaande gegevensstromen moet herzien en onnodige gegevens uit je systemen moet verwijderen. Het is belangrijk om duidelijk te definiëren welke gegevens essentieel zijn voor boekhoudkundige processen en waarom. De naam en het adres zijn bijvoorbeeld nodig om de klant te identificeren. Het telefoonnummer kan dan weer noodzakelijk zijn om de klant te kunnen bellen als een factuur onbetaald blijft.

Transparantie en verantwoording

Een belangrijk aspect van de AVG is de verplichting voor bedrijven om transparant te zijn over hoe zij persoonsgegevens gebruiken. Dit betekent dat je klanten moet informeren over welke gegevens worden verzameld, waarom ze worden verzameld en hoe ze worden gebruikt. Voor de boekhouding kan dit betekenen dat je het privacybeleid en de interne procedures moet aanpassen om te voldoen aan de AVG. Ook als je persoonsgegevens doorgeeft aan een derde partij, bijvoorbeeld als de persoonsgegevens worden doorgegeven aan een cloudleverancier, moet je hierover informeren.

Beveiliging van persoonsgegevens

De AVG stelt strenge eisen aan de beveiliging van persoonsgegevens. Dit houdt in dat je technische en organisatorische maatregelen moet treffen om de gegevens die je verwerkt te beschermen. Voor boekhoudafdelingen betekent dit het implementeren van sterke beveiligingsprotocollen, zoals encryptie, toegangsbeheer en regelmatige beveiligingsaudits. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat je boekhoudsoftware voldoet aan de AVG-eisen en dat eventuele derde partijen waarmee je werkt ook compliant zijn.

Rechten van betrokkenen

Onder de AVG hebben individuen verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering. Voor je boekhoudpraktijken betekent dit dat je systemen en processen moet hebben waarmee je snel en efficiënt kunt reageren op verzoeken van de betrokkenen. Dit zal inhouden dat je procedures moet ontwikkelen voor het identificeren en verwerken van dergelijke verzoeken.

Toestemming en gerechtvaardigde belangen

In veel gevallen vereist de AVG dat je expliciete toestemming hebt van individuen om hun persoonsgegevens te verwerken. In een boekhoudcontext kan dit betekenen dat je toestemming moet vragen voor het gebruik van bepaalde gegevens of dat je kunt aantonen dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. In de meeste gevallen zal dit laatste argument worden aangehaald. Vergeet namelijk niet dat het bijhouden van een administratie mét persoonsgegevens sowieso al een wettelijke verplichting is.