Hoe boek je staaltjes?

Staaltjes, samples en proefverpakkingen worden gebruikt om klanten kennis te laten maken met een product. Denk aan een kleine hoeveelheid cosmetica, een proevertje van voeding, een monster van een materiaal of een testexemplaar van een product. Boekhoudkundig is vooral de vraag belangrijk of de staaltjes afkomstig zijn uit de gewone voorraad of speciaal zijn aangekocht om gratis weg te geven. In veel gevallen worden staaltjes gezien als verkoop- of promotiekosten, omdat ze bedoeld zijn om nieuwe klanten te overtuigen of bestaande klanten tot een aankoop aan te zetten. De juiste verwerking hangt evenwel af van de manier waarop de staaltjes zijn verkregen, de waarde ervan en het doel waarvoor ze worden gebruikt.

Staaltjes uit de bestaande voorraad

Wanneer een onderneming producten inkoopt om ze te verkopen, worden deze inkopen normaal geboekt als inkopen handelsgoederen of verwerkt via de voorraadadministratie. Als later een deel van die producten als staaltje wordt weggegeven, worden dezelfde goederen niet opnieuw als kost geboekt. De kost is namelijk al ontstaan bij de aankoop van de goederen. Het weggeven van staaltjes zorgt er wel voor dat minder goederen beschikbaar blijven voor verkoop, waardoor de brutomarge lager uitvalt.

In een eenvoudige boekhouding zonder aparte voorraadopvolging gebeurt er vaak geen bijkomende boeking op het moment dat het staaltje wordt weggegeven. De oorspronkelijke aankoop blijft geboekt zoals ze was. Het effect zit dan in het feit dat tegenover die aankoop geen verkoopopbrengst staat. In een boekhouding met voorraadbeheer kan het wel nodig zijn om de voorraad te verminderen en de kost van de weggegeven goederen over te boeken naar een kostenrekening, bijvoorbeeld promotiekosten, marketingkosten of verkoopkosten. Zo wordt duidelijk dat de goederen niet verkocht, maar gebruikt zijn voor commerciële doeleinden.

Staaltjes speciaal aangekocht voor promotie

Worden staaltjes specifiek aangekocht om gratis uit te delen, dan ligt de verwerking anders. In dat geval zijn de goederen niet bedoeld voor verkoop, maar voor promotie. De aankoop kan dan rechtstreeks worden geboekt als verkoopkosten, reclamekosten of marketingkosten. De exacte benaming van de grootboekrekening verschilt per boekhoudprogramma en rekeningschema, maar het principe blijft hetzelfde: de uitgave wordt geboekt als kost die verband houdt met klantenwerving of verkoopbevordering.

Voorbeeldboeking bij aankoop van staaltjes

Een voorbeeld maakt dit duidelijk. Een onderneming koopt voor 250 euro exclusief btw kleine proefverpakkingen aan die op een beurs gratis worden uitgedeeld. De factuur kan dan worden geboekt als kostenfactuur. De kost wordt opgenomen op een rekening voor reclame-, promotie- of verkoopkosten. De btw wordt, voor zover aan de normale voorwaarden is voldaan, als aftrekbare btw geboekt. De betaling wordt vervolgens afgeboekt via de bankrekening.

Bij een aankoopfactuur voor speciaal bestelde staaltjes kan de boeking er in algemene vorm als volgt uitzien. De kostenrekening voor promotie- of verkoopkosten wordt gedebiteerd voor het bedrag exclusief btw. De rekening aftrekbare btw wordt gedebiteerd voor het btw-bedrag. De leverancier wordt gecrediteerd voor het totaalbedrag inclusief btw.

Bij betaling wordt de leveranciersschuld weggeboekt. De leverancier wordt dan gedebiteerd en de bankrekening wordt gecrediteerd. In boekhoudprogramma’s gebeurt dit vaak automatisch wanneer de betaling aan de aankoopfactuur wordt gekoppeld.

Een schematisch voorbeeld bij een factuur van 250 euro exclusief 21% btw:

Bij betaling:

Wanneer gebruik je geen extra kostenboeking?

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers staaltjes dubbel als kost opnemen. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer producten eerst als handelsgoederen worden ingekocht en later, bij het uitdelen als staaltje, nog eens als verkoopkosten worden geboekt. Dat is niet correct wanneer de oorspronkelijke aankoop al volledig als kost werd verwerkt. De goederen zijn dan al in de resultatenrekening opgenomen. Bij een voorraadboekhouding kan er wel een interne verschuiving nodig zijn. Dan wordt de voorraadwaarde verminderd en wordt de kost zichtbaar gemaakt als promotiekost. Dit is geen dubbele kost, maar een herclassificatie: de waarde verhuist van voorraad naar kosten. Bij een eenvoudige boekhouding waarin inkopen meteen als kost worden geboekt, is zo’n extra stap meestal niet nodig.

Wat met btw op gratis staaltjes?

De btw-behandeling van gratis staaltjes verdient extra aandacht. In principe is btw op zakelijke kosten aftrekbaar wanneer de uitgave verband houdt met de economische activiteit en de factuur correct is opgesteld. Staaltjes die worden gebruikt om producten te promoten, hebben doorgaans een zakelijk doel. De btw op de aankoop van speciaal bestelde samples kan daarom vaak worden afgetrokken.

Bij gratis weggegeven goederen kan in sommige situaties wel een btw-correctie aan de orde zijn, zeker wanneer het gaat om goederen met een aanzienlijke waarde of wanneer ze niet als normaal promotiemateriaal kunnen worden beschouwd. Kleine staaltjes met een duidelijk demonstratie- of promotiedoel vormen meestal minder snel een probleem. Toch is het verstandig om het onderscheid tussen echte samples, relatiegeschenken en gewone gratis producten goed te bewaken. Een duur product gratis weggeven is boekhoudkundig en fiscaal niet hetzelfde als een klein proefmonster uitdelen.

Staaltjes registreren voor een goed overzicht

Ook wanneer er geen aparte verkoopfactuur wordt gemaakt, blijft interne registratie nuttig. Zeker bij grotere aantallen of duurdere producten is het aan te raden om bij te houden welke goederen als staaltje zijn gebruikt, wanneer ze zijn uitgedeeld en voor welke actie ze dienden. Dat helpt om voorraadverschillen te verklaren en om bij een controle aan te tonen dat de goederen niet verdwenen zijn, maar een promotionele bestemming kregen.

Met name voor webshops, producenten en groothandelaars kan dit belangrijk zijn. Wanneer producten regelmatig gratis worden meegestuurd met bestellingen of worden gebruikt bij demonstraties, kan het totaalbedrag op jaarbasis behoorlijk oplopen. Door staaltjes consequent te boeken of intern te registreren, blijft de marge beter verklaarbaar en sluit de voorraadadministratie beter aan op de werkelijkheid.

Praktische aanpak in een boekhoudprogramma

Meestal wordt eerst gekeken of er sprake is van een aankoopfactuur of van een interne voorraadbeweging. Bij een aankoopfactuur voor speciaal bestelde staaltjes wordt gekozen voor een kostenboeking, met als categorie verkoopkosten, reclamekosten of promotiekosten. Bij staaltjes uit bestaande voorraad wordt nagegaan of het boekhoudprogramma voorraadmutaties ondersteunt. Is dat het geval, dan kan een voorraadcorrectie of interne boeking worden gemaakt waarbij de waarde naar promotiekosten wordt overgebracht.