Hoe boek je een zakelijke aankoop met je privépinpas?

Elke ondernemer maakt het wel eens mee: je staat in de winkel en moet een zakelijke aankoop betalen en je haalt je privépinpas boven. Tjah, wij mensen zijn gewoontedieren en vergissen is nu eenmaal menselijk. Nu komt de betaling echter niet voor in je zakelijke bankafschriften. Wat vindt de Belastingdienst daarvan en hoe boek je zo’n zakelijke aankoop in?

Wat vindt de Belastingdienst?

Van je opbrengsten mag je zakelijke kosten aftrekken. De voorwaarde is wat dat het kosten zijn die nodig zijn voor je onderneming en die rechtstreeks betrekking hebben op je onderneming. Voorbeelden daarvan zijn zakelijke verzekeringen, reiskosten met het openbaar vervoer of inktpatronen voor je printer. Op voorwaarde dat je ze niet moet spreiden over meerdere jaren, mag je ze gewoon integraal van je opbrengsten van dat jaar aftrekken.

Het is in principe niet vereist dat je deze kosten met je zakelijke bankrekening maakt. Meer nog: een zakelijke bankrekening is niet verplicht. Het is dus helemaal geen ramp dat je een zakelijke aankoop hebt gedaan met je privépinpas. Wel moet je nog steeds transparant zijn over de geldstromen. Houd het privébankafschrift dus bij om de betaling te bewijzen. Weet wel dat banken het in hun voorwaarden vaak verbieden om zakelijke transacties uit te voeren. Als je te vaak zakelijke aankopen doet met je privépinpas, kan de bank dan ook aan de bel trekken.

Hoe boek je een zakelijke aankoop met je privépinpas?

Je mag de aankoop gewoon in je boekhouding verwerken. De factuur of het bonnetje is nog steeds het belangrijkste bewijsstuk om de zakelijke aankoop samen te vatten. Zoals steeds vul je de aankoop netjes op de juiste grootboekrekening in en neem je gegevens zoals het factuurnummer, het factuurbedrag en de datum op. Zorg ook voor een juiste btw-verwerking.

Soms kan de belastingcontroleur wel even moeilijk doen en zeggen dat het niet om een zakelijke aankoop gaat. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je betaalt voor het verzenden van een pakje. Zoiets kan inderdaad ook privé zijn en dan is het niet handig dat je het ook nog eens met je privépinpas betaalde. Daarom is het belangrijk dat je het zakelijk karakter goed aantoont. Noteer bijvoorbeeld even op de factuur of het bonnetje voor welke bestelling je de uitgave deed.

Vervolgens moet je transparant zijn over de geldstromen in je onderneming. Daarom moet je aangeven dat je de factuur privé betaalde. In de meeste boekhoudprogramma’s is hier een memoriaal voor voorzien waarbij je gewoon even de categorie privé aanduidt. Hoe het exact werkt verschilt van boekhoudprogramma tot boekhoudprogramma, maar het is eigenlijk altijd mogelijk om aan te geven dat je de factuur of het bonnetje privé betaalde. Als je hier ook nog even een bewijs aan kan toevoegen, zoals het privébankafschrift, is het helemaal in orde. Bij veel boekhoudprogramma’s kan je overigens meteen voor verschillende betalingen aangeven dat je ze privé betaalde.

Je bent ten slotte niet verplicht om geld over te boeken naar je privérekening. Sommige ondernemers vinden het natuurlijk net zo eerlijk om dat te doen. Hoewel het niet verplicht is, mag je het natuurlijk wel even doen. Dan boek je het gewoon in als een privé-opname.