Hoe boek ik retouren?

Retourneren kan op verschillende manieren plaatsvinden. Binnen de e-commerce is het herzien van een aankoop voor consumenten bijvoorbeeld een recht, maar het kan evengoed dat een klant een broek wil omruilen die toch te klein blijkt te zijn. Daarnaast zijn er retouren die je nadien niet meer kan verkopen. Een voorbeeld daarvan is een klagende klant die vindt dat zijn steak niet goed gebakken is. Dan moet de kok een nieuwe steak maken en mag die niet worden aangerekend. Hoe dan ook is het boeken van retouren niet heel ingewikkeld en doe je eigenlijk net het omgekeerde als wat je bij een verkoop doet.

Boeken van retouren

Stel dat een klant een pandaknuffel koopt voor 20 euro, inclusief 21% omzetbelasting. Deze pandaknuffel had een inkoopwaarde van 8 euro (excl. omzetbelasting). Bij een contante verkoop boeken we de aankoop:

We boeken ook de voorraadwijziging en verwerken de aanschafprijs als een kost:

Het neefje van de klant wou blijkbaar geen knuffel van de reuzenpanda maar van de rode panda. Na een heuse jankpartij brengt de klant de knuffel uiteindelijk terug. Je hebt uiteraard begrip voor de situatie van de klant en geeft de klant zijn geld terug. Boekhoudkundig doe je net het omgekeerde als bij de verkoop:

In het geval van deze knuffel kan die wellicht nog opnieuw worden verkocht, iets wat bijvoorbeeld niet kan wanneer de klant een slechtgebakken steak retourneert. Eventueel kan het natuurlijk wel dat de verkoopprijs van zo’n tweedekansje lager is. We nemen aan dat we de pandaknuffel nog voor 15 euro (incl. 21% omzetbelasting) kunnen verkopen. We nemen de rode panda opnieuw in de voorraden op en dit aan de oorspronkelijke inkoopwaarde.

Wanneer we de pandaknuffel verkopen, boeken we deze keer:

We boeken ook opnieuw de voorraadwijziging:

Regels bij retouren

Soms is retouren een recht waartegen je je niet zomaar kan verzetten. Het maakt daarbij niet uit of je het product al dan niet opnieuw kan verkopen. Consumenten hebben bijvoorbeeld altijd recht op een deugdelijk product. Wanneer een product niet conform is of niet aan de eisen van de koopovereenkomst voldoet, moet je het herstellen of een nieuw product bezorgen. Wou de klant de steak bijvoorbeeld rare en bleek die uiteindelijk well done te zijn? Dan kan je niet anders dan de steak terugnemen en een nieuwe bakken. Retouren is ook een recht in het kader van verkopen op afstand, bijvoorbeeld wanneer je via een webshop een product verkoopt. Daarnaast kan het retourrecht ook contractueel worden toegekend, bijvoorbeeld op basis van de koopvoorwaarden.

Soms is het retourrecht geen recht, maar kan je het toch toestaan. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de pandaknuffel. Boekhoudkundig maakt het niet uit of je een retour verplicht of vrijwillig toestaat.