Hoe boek ik mijn salaris?

Wie een onderneming heeft, wil meestal ook regelmatig geld uit de zaak halen om privé van te leven. In de praktijk wordt dat vaak “salaris” genoemd, maar in de praktijk kan die term voor verwarring zorgen omdat het niet in elk boekhoudprogramma zo wordt genoemd. De verwerking hangt vooral af van de rechtsvorm. Bij een eenmanszaak of vennootschap onder firma wordt het bedrag dat naar privé gaat doorgaans niet als loonkost geboekt, terwijl dat bij een bv net wel het geval kan zijn. Wat het complexer maakt is dat boekhoudprogramma’s soms danig kunnen verschillen, met eigen procedures en schermen. Toch volgt de logica in grote lijnen overal hetzelfde patroon. Het is daarom belangrijk om eerst te begrijpen wat juridisch en fiscaal als loon geldt, en wat slechts een opname uit het eigen vermogen van de onderneming is. Pas daarna kan een salarisboeking correct worden verwerkt.

Het verschil tussen een opname en echt loon

De belangrijkste vraag luidt of er juridisch sprake is van loon. Bij een eenmanszaak en meestal ook bij een vof is de ondernemer geen werknemer van de eigen onderneming. Er is dan dus geen loon of salaris in de klassieke zin. Geld dat van de zakelijke rekening naar de privérekening wordt overgemaakt, wordt in dat geval geboekt als een privé-opname of onttrekking. Dat bedrag komt niet als kost in de winst-en-verliesrekening terecht. De ondernemer betaalt immers geen loon aan zichzelf, maar haalt geld uit het ondernemingsvermogen. De uiteindelijke belastingheffing verloopt via de inkomstenbelasting op de winst van de onderneming. Bij een bv ligt dat anders. De directeur-grootaandeelhouder staat daar doorgaans wél in een loonverhouding tot de vennootschap. Het uitbetaalde salaris is dan een loonkost van de bv en moet ook zo in de administratie worden verwerkt.

Zo wordt salaris doorgaans geboekt in een eenmanszaak of vof

Bij een eenmanszaak of vof verloopt de boeking meestal eenvoudig. Zodra er een overboeking plaatsvindt van de zakelijke rekening naar de privérekening, wordt die mutatie in de boekhouding gekoppeld aan een rekening voor privé-opnamen of onttrekkingen. In algemene zin betekent dit dat de bankrekening afneemt. Het gaat dus niet om personeelskosten, nettolonen of loonheffingen. Veel ondernemers kiezen ervoor om maandelijks een vast bedrag over te maken, zodat het privébudget voorspelbaar blijft. Dat kan praktisch zijn, maar verandert niets aan de boekhoudkundige aard van de transactie. Het blijft een opname. In veel boekhoudprogramma’s wordt deze mutatie rechtstreeks verwerkt via het bankboek. Soms kan ook handmatig een boeking worden aangemaakt. De precieze naam van de grootboekrekening verschilt per softwarepakket, maar de logica blijft identiek.

Zo werkt de salarisboeking in een bv

Bij een bv is de verwerking uitgebreider, omdat het salaris deel uitmaakt van de loonkosten van de vennootschap. In de administratie wordt meestal onderscheid gemaakt tussen het brutoloon, het nettoloon, de af te dragen loonheffing en eventueel sociale lasten of werkgeverslasten. In de praktijk worden deze posten vaak eerst via een loonjournaalpost geboekt. Het nettoloon dat naar de privérekening van de bestuurder wordt overgemaakt, wordt dan geboekt op een rekening voor nettolonen. De loonheffing die later aan de Belastingdienst wordt betaald, wordt afzonderlijk verwerkt als een afname van een kortlopende schuld. Zeker wanneer de loonheffing over december pas in januari wordt betaald, moet die schuld per balansdatum nog zichtbaar zijn.

Belang van een goede inrichting van de administratie

Wie salaris of privé-opnamen goed wil verwerken, heeft baat bij een logisch ingerichte administratie. Dat begint met een duidelijke scheiding tussen zakelijk en privé. Een aparte zakelijke bankrekening maakt het veel eenvoudiger om overboekingen juist te herkennen en te boeken. Daarnaast helpt het om in het boekhoudprogramma de juiste grootboekrekeningen te gebruiken, zodat rapportages betrouwbaar blijven. Bij een eenmanszaak voorkomt dat dat privé-opnamen ten onrechte als kosten worden geboekt. Bij een bv voorkomt het dat nettoloon, loonheffing en andere looncomponenten door elkaar lopen. Ook voor wie samenwerkt met een boekhouder of accountant is een consistente verwerking belangrijk. Een goed ingericht dossier maakt sneller duidelijk welke bedragen daadwerkelijk loonkosten zijn en welke slechts vermogensverschuivingen betreffen. Daardoor wordt het eenvoudiger om tussentijdse cijfers te lezen, aangiften voor te bereiden en fouten bij de jaarrekening of belastingaangifte te voorkomen.