Hoe boek ik mijn inkopen?

In onze eerdere blog over het boeken van verkopen haalden we al aan dat de verwerking in de administratie van verschillende factoren afhankelijk is. Ook met inkopen is dit het geval. Het is bijvoorbeeld afhankelijk van waar de leverancier is gevestigd, maar ook de manier van betalen kan zeker een rol spelen. Daarom zijn hieronder verschillende voorbeelden terug te vinden.

Voorraad goederen inslaan bij een Nederlandse leverancier

Een eerste voorbeeld is dat van een inkoop bij een Nederlandse leverancier die een enkel btw-tarief aanrekent. In zo’n geval kan de factuur, met een opsplitsing tussen het subtotaal en het btw-tarief, eenvoudig in de administratie worden verwerkt. Stel bijvoorbeeld dat je handelsgoederen koopt ter waarde van 500 euro exclusief 21% btw. Je voert dan onderstaande boeking uit en de te vorderen omzetbelasting neem je op in vak 5b van de aangifte.

Activa kopen bij een Nederlandse leverancier

Het kan echter ook dat je geen handelsgoederen koopt, maar activa die je meerdere jaren gaat gebruiken. In zo’n geval moet je de aanschaf tot de inventaris rekenen en deze vervolgens afschrijven. Elk jaar zal je dan een deel tot de kosten van de onderneming rekenen. We nemen bijvoorbeeld aan dat het gaat om een bureau van 500 euro, exclusief 21% btw, gekocht bij een Nederlandse leverancier. We boeken dan:

In onze eerdere blog lees je meer over hoe je vervolgens moet afschrijven.

Privé-uitgaven bij de aanschaf van producten bij een Nederlandse leverancier

We nemen in dit voorbeeld aan dat je naar de groothandel gaat achter Wc-eend om de urinoirs in je zaak schoon te maken. Hiervoor betaal je 50 euro, exclusief 21% btw. Nu je er toch bent neem je uit de diepvriesafdeling eendenpastei met sinaasappelsaus mee. Dit is voor persoonlijk gebruik en kost je 10 euro, exclusief 9% btw. Deze privéuitgaven verwerk je ook op deze manier (incl. de niet-aftrekbare btw) in je administratie. We boeken met andere woorden:

Korting bij aanschaf producten bij een Nederlandse leverancier

In een volgend voorbeeld vertrekken we opnieuw van de aankoop van Wc-eend. De leverancier kent nu echter een korting van 10 euro toe omdat je al tien jaar klant bij hem bent. In principe kan je nu het bedrag inclusief de korting meteen in je administratie verwerken, maar eigenlijk is het interessanter dat je inzicht hebt op de kortingen die je van leveranciers ontvangt. Daarom raden we aan om de korting ook in de administratie te verwerken. Je boekt dan:

Aankoop bij een buitenlandse leverancier

In bovenstaande voorbeelden namen we telkens aan dat de leverancier gewoon in Nederland is gevestigd. Het kan echter dat de leverancier in een ander EU-land is gevestigd. In zo’n geval moet de btw-verleggingsregeling worden toegepast, waarbij de btw in Nederland moet worden aangegeven en meteen opnieuw terug te vorderen is. We nemen nu aan dat dezelfde Wc-eend bij een Belgische online leverancier wordt gekocht en we boeken dan: