Hoe boek ik mijn inkopen bij leveranciers?

Geld verdienen kan alleen als je wat te bieden hebt. Dat kunnen diensten zijn, maar ook producten of een combinatie van de twee. Als je in goederen handelt, moet je ze natuurlijk zelf inslaan vooraleer je iets hebt om ze te verkopen. Het ultieme doel is natuurlijk om diezelfde goederen vervolgens met winst te verkopen. Wij leggen uit hoe het inkoopproces verloopt en wat je daarbij moet boeken.

Boeken van de inkoop

Bij een inkoop krijg je van je leverancier of crediteur een factuur. Deze factuur komt als een schuld op de balans te staan en dit tot het moment waarop je de betaling uitvoert. Wanneer je die betaling moet uitvoeren, is afhankelijk van wat je met de leverancier overeen bent gekomen. Als jullie hier geen afspraken over hebben gemaakt, geldt een termijn van dertig dagen. Deze boeking is hoe dan ook heel eenvoudig.

Bij het ontvangen van de factuur van een Nederlandse leverancier:

Waardering van de goederen

Zoals je merkt worden de goederen steeds geboekt op de rekening 3000. Het gevolg is dat de voorraad nog niet meteen als kost mag worden beschouwd en dus niet in een verlaging van de belastingdruk resulteert. Pas op het moment van de verkoop kan je de voorraad in een kost omzetten.

De waardering van de voorraad kan echter best ingewikkeld zijn. In bovenstaand geval zie je bijvoorbeeld dat de voorraad met 100 euro toeneemt, maar de vraag is hoe de voorraad vervolgens afneemt. Als je morgen hetzelfde product voor 150 euro verkoopt, zou je kunnen opperen dat de voorraad inderdaad voor een bedrag van 100 euro afneemt. Maar wat als je hetzelfde product eerder reeds voor 90 of 70 euro kocht: voor welk bedrag neemt de voorraad dan af? Hierbij zijn er verschillende methodes om voorraden te waarderen. In ons eerder artikel over de waardering van voorraden hadden we het daar al uitgebreid over.

Betalen van de rekeningen

De ingekochte voorraden dienen natuurlijk te worden betaald. De betalingen worden telkens klassiek verwerkt. Daarbij moet je eventueel ook rekening houden met betalingskortingen voor snelle betalingen. Op het moment van schrijven zijn dergelijke betalingskortingen meestal wel interessant, maar dat is niet altijd het geval. Wanneer een betalingskorting minder gunstig is dan de rentestanden die kredietverschaffers aanrekenen, is de keuze natuurlijk snel gemaakt. Om de cashflow zo gunstig mogelijk te houden en om de kredietkosten te beperken, doe je er dan ook goed aan om facturen zo laat mogelijk te betalen. Sommige ondernemers maken er een kunst van om pas na de eerste herinnering te betalen, maar je doet er toch goed aan om je relatie met de leverancier ook niet al te sterk onder druk te zetten.

In bovenstaand geval vertrekken we van het ontstaan van een schuld, waarbij we later de rekening betalen. Het is echter ook mogelijk dat je de schuld meteen voldoet, omdat het bijvoorbeeld gaat om een contante aankoop in een winkel. Dan boek je bijvoorbeeld: