Hoe boek ik LinkedIn-facturen?

LinkedIn is voor veel ondernemers een vaste kost geworden, bijvoorbeeld voor advertenties of een Premium-abonnement. Toch zorgt de verwerking van LinkedIn-facturen in de boekhouding vaak voor vragen. Dat komt vooral doordat LinkedIn in principe vanuit het buitenland factureert en niet altijd automatisch een klassieke factuur verstrekt. In deze praktische handleiding lees je stap voor stap waar je je LinkedIn-facturen of ontvangstbewijzen vindt en hoe je ze correct boekt in je boekhoudprogramma volgens Nederlandse regels.

Waar vind je je LinkedIn-facturen of ontvangstbewijzen?

Voordat je iets kunt boeken, heb je een document nodig. Bij LinkedIn is het belangrijk om te weten dat er een onderscheid bestaat tussen facturen en ontvangstbewijzen. Heb je diensten afgenomen via een accountmanager, dan ontvang je echte facturen. Heb je online een abonnement of advertenties gekocht, dan krijg je meestal ontvangstbewijzen in plaats van facturen.

Je vindt deze documenten in het LinkedIn Beheercentrum. Via je profiel ga je naar je Premium-instellingen of contractoverzicht en vervolgens naar het onderdeel transacties. Daar staat een overzicht van al je betalingen, inclusief datum, bedrag en status. Per transactie kun je een PDF downloaden. LinkedIn verstuurt deze documenten doorgaans niet automatisch per e-mail, dus je moet ze zelf ophalen.

Controleer altijd goed van welke entiteit de factuur afkomstig is. In veel gevallen is dit een Ierse entiteit van LinkedIn, wat belangrijk is voor de btw-verwerking.

Wat voor soort kosten zijn LinkedIn-facturen?

LinkedIn-kosten vallen in de meeste boekhoudprogramma’s onder marketing- of advertentiekosten. Denk aan uitgaven voor advertenties, Premium-accounts of recruiter-tools. Het is verstandig om hiervoor een aparte grootboekrekening te gebruiken, bijvoorbeeld “Advertentiekosten” of “Marketingkosten”. Omdat je betaalt aan een buitenlandse onderneming binnen de EU, gelden er specifieke btw-regels. In de meeste gevallen wordt de btw verlegd naar jou als ondernemer. Dat betekent dat je zelf de btw moet berekenen en aangeven in je btw-aangifte.

Hoe boek je LinkedIn-facturen met verlegde btw?

In Nederland worden LinkedIn-facturen in principe geboekt als een intracommunautaire dienst. In je boekhoudprogramma kies je daarvoor een btw-code zoals “Dienst uit EU 21%”. Stel dat je € 100 aan advertentiekosten hebt betaald. Je boekt dan € 100 als kosten op je marketingrekening. Vervolgens berekent je boekhoudprogramma automatisch 21% btw, dus € 21. Die btw geef je zowel aan als te betalen btw als als voorbelasting. Per saldo betaal je dus niets extra, maar je moet het wel correct verwerken.

Opgelet: soms rekent LinkedIn toch btw, bijvoorbeeld wanneer je geen geldig btw-nummer hebt opgegeven. In dat geval kan er 21% btw op de factuur staan. Het is daarom belangrijk om in je LinkedIn-account je btw-nummer correct in te vullen. Zo voorkom je dat er btw wordt gerekend en werk je automatisch met de verleggingsregeling, wat administratief eenvoudiger is.

Kosten LinkedIn boeken in je boekhoudprogramma

In de praktijk verloopt het boeken in je boekhoudsoftware vrij eenvoudig. Je maakt een nieuwe inkoopboeking aan en voegt het PDF-document van LinkedIn toe. Vervolgens selecteer je de juiste leverancier, bijvoorbeeld “LinkedIn Ireland”. Daarna kies je de kostenrekening voor marketing of advertenties en vul je het factuurbedrag in. Selecteer de juiste btw-code voor diensten uit de EU. Je boekhoudprogramma berekent dan automatisch de btw en verwerkt dit in je aangifte. Let ook op de factuurdatum en de valuta. LinkedIn factureert soms in dollars, waardoor je boekhoudprogramma een wisselkoers toepast. De meeste moderne systemen doen dit automatisch.