Hoe boek ik kosten als ik geen factuur heb?

Wanneer je zakelijke kosten maakt, zal je meestal een factuur ontvangen. Dan kan je deze factuur gewoon inboeken en beschik je over een bewijsstuk voor de controleur. Soms kan het echter dat je kosten maakt en geen factuur krijgt. Dat is bijvoorbeeld het geval bij bankkosten, verzekeringskosten en wanneer je spullen koopt via Marktplaats. Ook deze zakelijke kosten kan je in je boekhouding verwerken en als kosten aftrekken. Hieronder leggen we uit hoe je kosten in je boekhouding verwerkt als je geen factuur hebt.

Verzekeringskosten of bankkosten zonder factuur boeken

Ook als je geen factuur hebt, kan je de kosten aftrekken. Hoe je dit doet, verschilt per boekhoudprogramma. In veel gevallen kan je dit handmatig doen door manueel een uitgave te maken en de betaling er handmatig aan te koppelen. Bij veel boekhoudprogramma’s is het daarnaast mogelijk om een bankkoppeling te maken of om de bankmutaties te importeren. Je zal de desbetreffende betaling dan terugvinden en deze vaak ook in een klik kunnen inboeken, waarbij je meteen ook het relevante btw-tarief dient te selecteren. De betaling is dan direct aan de uitgave gekoppeld. In beide gevallen koppel je een betaling aan een uitgave. De betaling, zoals weergegeven op de bankafschriften, is dan het bewijs van de zakelijke uitgave. Voor bijvoorbeeld bank- of verzekeringskosten zal dit in principe volstaan.

Tip: maak het jezelf eenvoudig en kies voor een goed boekhoudprogramma. Daarmee kan je vaak heel eenvoudig uitgaven aan bankafschriften koppelen. Via deze website vind je heel eenvoudig een goed boekhoudprogramma voor jouw onderneming.

Uitgaven via Marktplaats boeken als je geen factuur hebt

Bij uitgaven die je bijvoorbeeld doet via Marktplaats zal louter een bankafschrift niet per se volstaan. Het heeft natuurlijk te maken met de betrouwbaarheid. Bij een bank of een verzekeraar is er een duidelijke overeenkomst en is het duidelijk wie de ontvanger is. Bij een verkoop via Marktplaats is dat niet het geval. Daarom is het in dergelijke gevallen aan te raden om zelf aankoopbewijzen te verzamelen. Er zijn verschillende manieren om dat te doen.

In de eerste plaats kan je bijvoorbeeld een schermafbeelding maken van de advertentie. Dat maakt duidelijk wat je hebt gekocht en voor welke prijs. Daarnaast raden we aan om de betaling via je bankrekening uit te voeren en niet contant. Een alternatief is een contante betaling waarbij de ontvanger een schriftelijke verklaring ondertekent waarin hij aangeeft het geld te hebben ontvangen. Bij voorkeur is er ook steeds een schriftelijke overeenkomst – dat hoeft geen ellenlang juridisch document te zijn – waarop staat wat er wordt verkocht en voor welk bedrag.

Aandachtspunten bij het boeken van uitgaven via Marktplaats

Houd er rekening mee dat als je geen bon of factuur hebt waarop het btw-bedrag is vermeld, de btw ook niet terug te vragen is. Een aankoop via Marktplaats zal je in principe met 0% btw boeken. Verder geldt het bovenstaande bij klassieke aankopen via Marktplaats. Als het gaat om investeringen, bijvoorbeeld de aankoop van een machine, moet deze investering worden afgeschreven. In ons eerder artikel lees je meer over afschrijven, wanneer afschrijven verplicht is en hoe er moet worden afgeschreven.