Hoe boek ik inkopen met Vergunning artikel 23?

In principe geldt dat, als je goederen invoert uit een land dat niet tot de EU behoort, je bij de douane aangifte dient te doen. Je dient ook btw te betalen. Als je een enkele keer invoert, is het wellicht niet zo’n ramp dat je eens wat administratieve formaliteiten dient te doorlopen. De bij de invoer betaalde btw geeft later ook gewoon recht op aftrek van btw. Als je echter vaak goederen invoert, is dat niet zo handig. De Vergunning artikel 23 biedt dan een oplossing. Als je een Vergunning artikel 23 hebt, betaal je de btw niet bij de douane. In plaats daarvan geef je de btw aan in de btw-aangifte. Als je ook recht hebt op aftrek van btw, betaal je per saldo eigenlijk niets en hoef je geen btw voor te schieten. Voor de cashflow is dat interessant. We leggen uit hoe jij een Vergunning artikel 23 kan krijgen en hoe je inkopen op basis van de Vergunning artikel 23 boekt.

Voorwaarden en aanvragen van een Vergunning artikel 23

Om een Vergunning artikel 23 te kunnen krijgen, gelden er een aantal voorwaarden. Zo mag je niet gebruikmaken van de kleineondernemersregeling. Ook moet je als ondernemer in Nederland zijn gevestigd. Je dient ook regelmatig goederen in te voeren uit niet-EU-landen en je dient een aparte administratie te voeren, waaruit blijkt hoeveel btw je bij de invoer moet betalen. Als je aan de voorwaarden voldoet, vul je een aanvraagformulier in dat je bij de Belastingdienst indient. Hierbij dien je een aantal gegevens in te vullen:

• Algemene gegevens over de onderneming
• Informatie met betrekking tot de goederen die worden ingevoerd
• Informatie over uit welke EU-landen de goederen worden ingevoerd
• Informatie omtrent de waarde van de goederen die worden ingevoerd

Binnen acht weken ontvang je een beslissing op het verzoek. Opgelet: bij de invoer van personen- en bestelauto’s gelden er andere voorwaarden. Deze invoerders kunnen wel een Vergunning artikel 23 verkrijgen, maar niet via het standaard aanvraagformulier dat op de website van de Belastingdienst beschikbaar is. In de plaats daarvan moet er contact worden opgenomen met de Belastingdienst.

Boeken van inkopen met Vergunning artikel 23

Wie inkopen doet met behulp van een Vergunning artikel 23 dient dit correct in de boekhouding te verwerken. Hoe dit verloopt, verschilt per boekhoudprogramma. Bij de meeste programma’s gaat dit heel eenvoudig. Daarbij selecteer je de juiste rekening en boek je de afschrijving van de uitgevoerde betaling. Je geeft aan dat het om een kost gaat en selecteert als categorie Artikel 23. Zo is het meteen duidelijk dat het om een inkoop op basis van Vergunning artikel 23 gaat. Vervolgens dien je aan te geven dat het gaat om een leverancier buiten de EU (btw-verlegd). Je berekent dan het btw-tarief en het een en ander wordt automatisch correct opgenomen in de btw-aangifte. Je zal het zien verschijnen in categorie 4b (af te dragen btw) en in 5b (voorbelasting). Per saldo dien je met andere woorden niets te betalen, maar je boekhouding voldoet wel aan de eisen.