Hoe boek ik een verkoop op rekening?

Bij een verkoop op rekening vinden de betaling en de levering niet tegelijkertijd plaats. De boekhoudkundige verwerking is dan ook anders dan bij een contante verkoop, hoewel het principe identiek is. Bij een verkoop op rekening heeft de klant een betalingstermijn en mag hij later de goederen betalen. Deze betalingstermijn kan je overeenkomen, maar in het andere geval geldt de wettelijke betalingstermijn van dertig dagen. Hier zal je meestal niet met een kassabon werken, maar een factuur opstellen die aan alle eisen voor de omzetbelasting voldoet.

Factuur opstellen en boeken

In eerste instantie moet je een factuur opstellen. Deze factuur bezorg je aan je klant zodat hij deze in zijn administratie kan opnemen. Deze factuur moet aan de factuureisen voldoen en moet dan ook volgende gegevens bevatten (voor sommige klanten, bv. buitenlandse afnemers in de EU, zijn er afwijkingen mogelijk):

• Je btw-identificatienummer, naam en adresgegevens
• Naam en adresgegevens van de klant
• Factuurnummer en -datum
• Datum van de levering
• Prijs per individueel goed (excl. omzetbelasting)
• Hoeveelheid en soort geleverde goederen
• Kortingen
• Het btw-tarief
• Het bedrag van de btw

Vervolgens kan je de factuur boeken. Stel bijvoorbeeld dat het gaat om een factuur met een waarde van 100 euro, exclusief 21% omzetbelasting:

Debiteuren en omzetbelasting

In de praktijk zal je zelden echt met de rekening debiteuren werken omdat je dan het overzicht verliest. Je kan dan ook subrekeningen gebruiken en per klant een andere subrekening gebruiken. Zo zie je steeds wat de openstaande betalingen zijn en is het debiteurenbeheer eenvoudiger.

Onthoud verder dat je wat de omzetbelasting betreft meer moet doen dan het alleen doorstorten aan de schatkist. Eigenlijk fungeer je hier als een gratis incassokantoor en moet jij alles voorschieten. Als de klant niet zou betalen, moet jij nog steeds de omzetbelasting doorstorten.

Korting toekennen

Het is ook mogelijk dat je op de factuur een korting toekent. Een korting wordt steeds inclusief omzetbelasting toegekend. Zo’n korting kan je dus rechtstreeks verwerken, bijvoorbeeld door in bovenstaand voorbeeld een lager bedrag in te schrijven onder opbrengst verkopen (en natuurlijk hetzelfde te doen bij de rekeningen 1300 en 1500). Sommige ondernemers behouden graag het overzicht en gebruiken daarvoor liever een aparte rekening. Dan kan je daarvoor de rekening 8100 Korting bij verkoop gebruiken.

Levering en betaling

Wat de levering en betaling betreft, geldt de klassieke werkwijze. Zo boeken we op het moment van de levering een daling van de voorraad en nemen we de kostprijs ten laste van het resultaat. Stel bijvoorbeeld dat de geleverde goederen een waarde hadden van 50 euro:

Op het moment van de betaling neemt de schuld van de klant vervolgens af, terwijl het bedrag op de bankrekening toeneemt. De ontvangst van de betaling dien je dan eveneens in de boekhouding te verwerken:

Het gaat hier uiteraard om een eenvoudig voorbeeld. De praktijk is soms complexer. Zo kan het zijn dat de klant nooit tot betalen overgaat en je de omzetbelasting moet terugvragen, dat de klant de producten retourneert of dat er bij de betaling wisselkoersverschillen van toepassing zijn. Deze en andere zaken behandelen we in onze andere blogs.