Hoe boek ik een terugbetaling van mijn leverancier?

Normaal gesproken dien jij een leverancier te betalen. Maar soms ontvang je ook geld van je leverancier. Bijvoorbeeld omdat hij achteraf een korting toepast. In dergelijke gevallen dien je deze terugboeking correct in de boekhouding te verwerken. Je leverancier zal je hiervoor een creditnota of een creditfactuur bezorgen.

Een creditfactuur van de leverancier

Normaliter zal je de aankoopfactuur van de leverancier al geboekt hebben, net als je initiële betaling. De terugboeking door de leverancier wijzigt hier niks aan. Je originele aankoopfactuur blijft dus in de boekhouding aanwezig, net als de boeking van de initiële betaling. Je dient natuurlijk wel een nieuwe boeking uit te voeren voor de terugbetaling.

Wat de leverancier eigenlijk heeft gedaan, is de kosten crediteren. Daarbij staat de zogeheten creditfactuur of creditnota centraal. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom de leverancier een creditnota opstelt of geld terugstort, bijvoorbeeld:

• Op de factuur is de verkeerde eenheidsprijs toegepast
• Er zijn meer producten gefactureerd dan er geleverd zijn
• De werkzaamheden waren niet goed uitgevoerd en er volgt een financiële compensatie
• Een van de producten is beschadigd geleverd en er volgt een financiële compensatie
• Een betalingskorting omwille van een snelle betaling
• De leverancier kan een bepaald product niet meer leveren en betaalt de klant terug

Wat is een creditfactuur?

Een creditnota of een creditfactuur is een factuur waarmee een eerder gestuurde factuur wordt aangepast of hersteld. Hiermee wordt een verkoopfactuur uit het verleden aangepast of gecrediteerd. Een creditfactuur kan bijvoorbeeld worden gebruikt om het totaalbedrag van een originele factuur te verlagen. Als een leverancier een creditfactuur opstelt, krijgt deze leverancier een betalingsverplichting ten opzichte van de klant die reeds betaalde. Als de klant nog niet betaalde, kunnen de openstaande vorderingen via schuldvergelijking worden weggestreept en is enkel het saldo te betalen.

Verschil tussen een creditnota en een factuur

Een creditnota en een factuur zijn geen synoniemen. Op een creditnota staat altijd een negatief bedrag. Dat wil zeggen dat de klant geld moet ontvangen van de leverancier. Op een factuur staat een positief bedrag. Dat wil zeggen dat de klant geld moet betalen aan de leverancier. Een factuur staat ook op zichzelf en verwijst naar een specifieke dienst of een geleverd goed. Een creditnota is daarentegen een aanhangsel van een factuur. Het verwijst naar een factuur en het past deze factuur aan. Het is wel zo dat dezelfde eisen worden gesteld aan een creditnota als aan een factuur.

Creditfactuur boeken

Wat je nu doet, is de terugbetaling en de creditfactuur boeken op precies dezelfde rekening als waarop je de initiële boeking hebt uitgevoerd. Dat is logisch, want de creditfactuur hoort bij de factuur. Boekte je de initiële betaling op de rekening Kantoorbenodigdheden, dan boek je ook de terugboeking op deze rekening. Je boekt dan beide mutaties tegenover elkaar weg. Dit kan volledig tegenover elkaar weg worden geboekt (volledige terugbetaling) of gedeeltelijk (gedeeltelijke terugbetaling).

De creditfactuur dien je goed te bewaren. Dit is het stavingsdocument op basis waarvan jij een vorderingsrecht hebt op je leverancier. Het zorgt ervoor dat de daadwerkelijke kost afneemt. Door de creditfactuur heb je wat minder kosten gemaakt en moet je dus uiteindelijk wat meer belastingen betalen.