Het belang van back-ups bij boekhouding: bescherming en verplichtingen

Als ondernemer is je boekhouding een van de meest essentiële documenten op het gebied van bedrijfsvoering. Niet alleen omdat je er inzicht mee krijgt in je financiële situatie, maar ook omdat je wettelijk verplicht bent om je administratie op orde te hebben. Het maken van back-ups van je boekhouding is daarom niet alleen om praktische redenen essentieel, maar is ook noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke eisen.

Bescherm je boekhouding tegen verlies

Digitaal boekhouden biedt enorm veel voordelen, zoals snelheid, overzichtelijkheid en eenvoud. Maar wat gebeurt er als je gegevens plotseling verloren gaan? Een technische storing, een virusaanval of een menselijke fout kunnen desastreuze gevolgen hebben. Zonder back-up kun je belangrijke financiële gegevens voor altijd kwijtraken, wat niet alleen je bedrijfsvoering in gevaar brengt, maar ook vervelende situaties oplevert bij een belastingcontrole.

Door regelmatig back-ups te maken, bescherm je jezelf tegen deze risico’s. Een goede back-upstrategie zorgt ervoor dat je altijd een kopie van je gegevens hebt, zelfs als het ergste gebeurt. Denk hierbij niet alleen aan het maken van een back-up op je eigen computer, maar ook aan het gebruik van cloudopslag. Cloudoplossingen bieden vaak extra beveiliging en toegankelijkheid, waardoor je je gegevens altijd en overal kunt herstellen. Gelukkig hoef je je hier bij steeds meer boekhoudsystemen geen zorgen over te maken, omdat de leverancier al automatisch back-ups maakt op externe locaties.

Wettelijke bewaarplicht in Nederland

Naast praktische redenen speelt ook de wettelijke bewaarplicht een belangrijke rol in het belang van back-ups. In Nederland moeten ondernemers hun administratie namelijk zeven tot tien jaar bewaren. Voor de meeste gegevens, zoals facturen, creditnota’s en bankafschriften, geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Voor gegevens die verband houden met onroerende zaken, inclusief rechten op onroerende zaken, geldt zelfs een bewaarplicht van tien jaar.

Het niet kunnen overleggen van je administratie bij een controle kan leiden tot boetes en kan nare gevolgen hebben, omdat bijvoorbeeld bepaalde uitgaven niet langer aannemelijk kunnen worden gemaakt. Hierdoor kun je een naheffing krijgen. Door back-ups te maken en deze op een veilige plek te bewaren, voldoe je aan de bewaarplicht en kun je bij een controle eenvoudig de benodigde gegevens voorleggen.

Hoe maak je een goede back-up van je boekhouding?

Een back-up maken is niet moeilijk, maar het is belangrijk om dit op de juiste manier te doen. Hier zijn enkele tips:

• Automatiseer je back-ups: Veel boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om automatisch back-ups te maken. Hiermee minimaliseer je het risico dat je dit vergeet. Controleer regelmatig of deze automatische back-ups goed functioneren.
• Gebruik de cloud: Door je back-ups in de cloud op te slaan, heb je een extra laag beveiliging. Cloudoplossingen zorgen ervoor dat je gegevens niet verloren gaan bij bijvoorbeeld diefstal of fysieke schade aan je hardware.
• Bewaar meerdere kopieën: Het is verstandig om zowel een lokale als een externe back-up te hebben. Zo ben je beschermd tegen verschillende scenario’s, zoals een crash van je harde schijf of een probleem op de serverlocatie.
• Houd rekening met de bewaarplicht: Zorg ervoor dat je back-ups de volledige bewaartermijn dekken. Archiveer oudere administraties op een veilige plek, zodat je hier altijd toegang tot hebt.

Een goed boekhoudprogramma kan je helpen bij het maken van back-ups en het naleven van de bewaarplicht. Veel moderne programma’s bieden ingebouwde back-upfunctionaliteiten. Kies een programma dat past bij jouw behoeften en let hierbij op de beveiligingsopties.