Financiële administratie

Als ondernemer ben je verplicht tot het bijhouden van een degelijke financiële administratie. Op deze pagina vertellen we meer over wat een financiële administratie inhoud, hoe je deze (zelf) kunt bijhouden en welke software je hiervoor kunt gebruiken.

Financiële software

Inhoud:

Wat is een financiële administratie?
Welke verplichtingen gelden er voor een financiële administratie?
Software gebruiken of niet?
Zelf boekhouden of een boekhouder / accountant inschakelen?
Opleiding financiële administratie
Software vergelijken

Wat is een financiële administratie?

De financiële administratie of boekhouding is de financiële verantwoording van je bedrijf. De administratie wordt meestal gedaan in een financieel programma. Als ondernemer bent u verplicht tot het bijhouden van een financiële administratie. Als je deze administratie niet bijhoudt, of niet correct bijhoudt riskeer je een boete.

Met een financiële administratie houd je feitelijk bewijsmateriaal bij van alle zakelijke inkomsten en uitgaven. Je kunt via deze administratie elke uitgave op je bank of vanuit de kas verantwoorden met een inkoopfactuur en je kunt alle inkomsten op je bank of kas verantwoorden met een verkoopfactuur.

Welke verplichtingen gelden er voor een financiële administratie?

Er gelden een aantal verplichtingen voor het bijhouden van een correcte boekhouding. Schrik niet, als je software gebruikt voldoe je vrijwel altijd aan deze verplichtingen omdat de software je al zal forceren de administratie correct in te richten. Een financiële software oplossing of boekhoudprogramma kan daarom enorm helpen bij je financiële administratie en het voldoen aan de verplichtingen. De volgende verplichtingen moet je in ieder geval aan voldoen:

Alle bonnetjes en inkoopfacturen moet je bewaren (mag digitaal via een scan of foto bijvoorbeeld).
Alle inkomsten moet je verantwoorden met een verkoopfactuur. Deze factuur moet je uiteraard ook bewaren.
Verkoopfacturen moeten een opvolgend nummer hebben.
Alle activiteiten op je zakelijke bankrekening met je kunnen verantwoorden. Meestal gebeurt dit door een activiteit te koppelen aan een inkoop- of verkoopfactuur.
Elk kwartaal moet je btw-aangifte doen. Als je te maken hebt met buitenlandse diensten of leveringen moet je ook een IC-opgave doen.
Indien je medewerkers in dienst hebt moet je een salarisadministratie bijhouden.
Indien je ondernemingsvorm een BV betreft moet je jaarlijks een jaarrekening opstellen en deponeren bij de Belastingdienst.
De gehele financiële administratie moet ten minste 7 jaar bewaard blijven.

Bovenstaande zijn de belangrijkste verplichtingen. De btw-aangifte verplichting geld overigens niet indien u in aanmerking komt voor, en gebruik maakt van de KOR regeling (kleine ondernemers regeling). Deze regeling kan je zelf aanvragen bij de Belastingdienst.

Software gebruiken of niet?

Twijfel je of je wel of geen software moet gebruiken om de financiële administratie bij te houden? Twijfel niet langer en gebruik financiële software! Wellicht kort door de bocht, maar wel de waarheid. Er zijn fantastische oplossingen op de markt die je het leven veel makkelijker kunnen maken op dit gebied. Het gebruik van software biedt veel voordelen.

Online
Wij raden aan gebruik te maken van een online boekhoudprogramma. Online wilt zeggen dat je altijd via internet bij je boekhouding kan. Daarnaast is online dé nieuwe standaard en zijn offline oplossingen vaak achterhaald en niet meer gebruiksvriendelijk.

Automatisering
Een online oplossing kan veel taken voor u automatiseren. Zo kunnen veel boekhoudprogramma’s bonnetjes automatisch inlezen en verwerken. Of bankafschriften automatisch importeren en koppelen aan verkopen of inkopen. Dit kan potentieel veel tijd besparen, tijd die je wellicht beter in je onderneming kunt investeren!

PDF facturen, automatisch in de boekhouding
Met veel financiële software kan je ook PDF facturen maken in je eigen huisstijl. Deze facturen worden door dit soort software gelijk verwerkt in je boekhouding. Wel zo makkelijk!

Rapportages
Een ander groot voordeel aan het gebruik van online software is de mogelijkheid tot het genereren van rapportage. In de software linkt u allerlei data met elkaar. Denk aan bankafschriften met facturen en facturen weer met producten, productgroepen en relaties. Dit soort rapportage kunnen veel inzicht geven in je financiële administratie. Denk aan de grootste klanten, of grootste kostenposten, meest verkochte producten, te betalen btw, te ontvangen btw, verkopen met meeste marge, en nog veel meer.

Je administratie veilig in de cloud
Tot slot is er nog een groot voordeel en dat is dat alle data veilig wordt bewaard in de cloud. Dat wilt zeggen dat het online wordt bewaard en je er altijd bij kunt. Dankzij backups ben je er ook van verzekerd dat je de data niet kwijtraakt en je dus kunt voldoen aan de bewaarplicht van 7 jaar.
Vergelijk financiële software

Zelf boekhouden of een boekhouder / accountant inschakelen?

De vraag is altijd of je zelf de boekhouding gaat doen, of dat je een boekhouder of accountant inschakelt. Zelf je boekhouding doen bespaart potentieel veel geld. Maar kost natuurlijk ook wat tijd. Wij zien dat veel kleinere ondernemers en ZZP-ers hun administratie vrijwel helemaal zelf doen met een ZZP boekhoudprogramma. Grotere ondernemingen doen vaak een groot gedeelte nog steeds zelf, maar hebben tegelijk ook een boekhouder die lastige boekingen doet of een jaarrekening opstelt.

Zelf boekhouden is lang niet zo lastig als veel mensen denken! Met de moderne software die er tegenwoordig is stelt het eigenlijk helemaal niet zoveel meer voor. De meeste boekhoudprogramma’s doen bijna alles automatisch. Vaak is het een kwestie van verkoopfacturen aanmaken en inkoopfacturen en bonnetjes uploaden. Een goed boekhoudprogramma doet de rest!

Natuurlijk kan het zijn dat je een lastige boeking hebt. Denk aan een privé betaling, of een salaris inboeken. Of dat er een jaarrekening opgesteld moet worden. In zo’n geval kan je altijd een boekhouder inschakelen. Vaak kan een boekhouder eenvoudig meekijken in je administratie en je zo van advies voorzien. Dit bespaart nog altijd veel kosten, omdat de meest tijdsintensieve handelingen door jezelf gedaan worden.

In Nederland zien we een sterke trend waarin boekhouders en accountants meer een adviserende en controlerende rol krijgen. Waar vroeger accountants zelfs vaak bezig waren met bonnetjes uploaden en inkoopfacturen inboeken, is dat nu vrijwel nooit meer nodig.

Opleiding financiële administratie

Heb je een opleiding nodig om een financiële administratie te kunnen doen? In principe niet! Voor ondernemers is het bijhouden van zo’n administratie relatief eenvoudig en met behulp van boekhoudsoftware goed te doen. Echter, wil je aan de slag bij een accountantskantoor of administratiekantoor dan kan het zijn dat ze wel om een opleiding vragen. Er zijn opleidingen voor financieel medewerker. Bijvoorbeeld de opleiding “boekhouden en financieel medewerker” van NCOI of de opleiding “MBO medewerker financiële administratie” van LOI.

Software vergelijken

Op onze website hebben de beste en meest populaire financiële software op een rij gezet. Van alle pakketten hebben we verzameld welke functies en mogelijkheden ze bieden. Zo kunt u zelf razendsnel de software vinden die aansluit bij uw wensen. Vergelijk zelf de software op prijs, reviews en functies! Tip: vraag een proefaccount aan bij meerdere pakketten om te ontdekken met welke software u het beste uw financiële administratie kunt bijhouden!

BedrijfsvormStartende ondernemer

ZZP / MKB

Accountant

Stichting / Vereniging

Overig

Functies boekhoudenApp beschikbaar

Automatische incasso

Bankenkoppeling

Betaalbestanden

Elektronische btw aangifte

Kostenplaatsen

Scan & Herken

UBL facturen

Vreemde valuta

Extra functiesFacturen maken

Offertes maken

Voorraadbeheer

Projectmanagement

Relatiebeheer

KenmerkenOngelimiteerd

Gratis overstapservice

Webshop koppelingenWooCommerce

Mijnwebwinkel

Magento

Bol.com

OpenCart

PrestaShop

Shopify

CCV Shop

Lightspeed

Kassa koppelingenLightspeed

iZettle

Twelve

Booq

(85 reviews)9.6/10

all-in Boekhouden met Silvasoft! € 12,95 p/m

Eenvoudig en betaalbaar boekhouden doet u met Silvasoft. De nummer 1 bedrijfssoftware van Nederland en België! Probeer het 30 dagen gratis. Overstappen? Maak gebruik van de gratis overstapservice!

Ongelimiteerd
Eenvoudig in gebruik
Gratis overstapservice